Wat zijn juridische en fiscale aspecten van de eindafrekening?

Voor de afwikkeling van het dienstverband is een goede eindafrekening essentieel. U voorkomt daarmee niet alleen problemen met uw ex-werknemer en zijn eventuele rechtshulpverlener, maar ook met de fiscus. Belangrijk zijn de volgende zaken:

1. Wacht niet met het achterhouden van het laatste loon. Naast het feit dat u dan al snel wettelijke verhoging verschuldigd bent (maximaal oplopend tot 50%), mag u niet minder betalen dan het wettelijk minimum loon in enige maand. En dat geldt ook voor de laatst gewerkte maand. Betaal de laatst gewerkte maand uit, ook al heeft u uiteindelijk nog een vordering op uw werknemer;
2. Uiteraard doet u er goed aan zo snel mogelijk na einde van het dienstverband de eindafrekening te laten plaatsvinden. Als u nog iets te vorderen heeft moet u dat tijdig laten weten aan de werknemer. De verjaringstermijn voor vorderingen uit het dienstverband is voor beide partijen wettelijk 5 jaar, maar als u intussen stil zit, zal de rechter uw vordering na 5 jaar niet toewijzen (dat geldt ook voor de werknemer);
3. Heeft de werknemer na afronding van de werkzaamheden nog een positief saldo aan vakantiedagen, dan moet u die dagen uitbetalen. Voor de berekening van de waarde van een vakantiedag geldt als uitgangspunt het reguliere bruto dagloon inclusief vakantiegeld en eventuele 13e maand, maar exclusief eventuele toeslagen en pensioen. Over uit te betalen vakantiedagen moet u loonheffingen inhouden en afdragen;
4. Voor opgebouwd vakantiegeld geldt eveneens dat u dat bij de eindafrekening moet uitbetalen. De berekening gaat niet per definitie op basis van het laatstverdiende brutoloon. Heeft u in mei vakantiegeld uitbetaald en heeft er in september een loonsverhoging plaatsgevonden en de werknemer gaat vervolgens per 1 december uit dienst, dan moet bij de uitbetaling van vakantiegeld rekening worden gehouden met de loonsverhoging. Vakantiegeld wordt overigens berekend over regulier loon, inclusief de 13e maand, maar niet over eenmalige loonbestanddelen als overwerktoeslag en (onzekere) bonus of eindejaarsuitkering. Wettelijk geldt een maximale verplichting van het betalen van vakantiegeld van 8% over 3 maal het wettelijk minimum jaarloon. In de praktijk wordt dit maximum niet vaak gebruikt, ook omdat er in veel cao’s van is afgeweken ten gunste van de werknemer;
5. Heeft u volgens de afspraken met uw werknemer nog terugbetaling van studiekosten te vorderen, of bijvoorbeeld de (gedeeltelijke )terugbetaling van verhuiskosten, weet dan dat eventuele kwijtschelding daarvan bij uitdiensttreding u veel geld kan kosten. Fiscaal wordt deze kwijtschelding namelijk als belastbaar loon beschouwd. Dit komt vaak dat pas naar boven bij een looncontrole door de fiscus, en dan wordt het vaak nog te verhoogd met wettelijke rente en boete;
6. Neemt de werknemer de bedrijfsauto over, breng dan aan de werknemer de werkelijke waarde van de auto in rekening. Dit kan afwijken van de boekwaarde. Soms schrijft u een bedrijfsauto sneller af dan de waardeontwikkeling in de markt. Vraag daarom altijd een taxatierapport aan een dealer als uw ex-werknemer de auto overneemt. Mocht blijken dat de werkelijke waarde lager is dan uw boekwaarde, kunt u zelfs overwegen om het verschil (het nadeel dat u leidt) ook bij de ex-werknemer in rekening te brengen. Dit verschil is voor de werknemer aftrekbaar van de eerder in dat jaar betaalde bijtelling. Brengt u een te lage waarde voor de auto in rekening, dan geldt dat de fiscus het verschil in waarde beschouwt als nettoloon waarover u het hoogste eindheffingstarief verschuldigd bent.