- Faalfactoren en risico’s bij ICT projectmanagement. Voorbeelden
- Kenmerken van ICT projecten bij de overheid.
- Aanpak en handvatten voor ICT-projecten. Praktijkervaringen
Waarom falen ICT projecten bij overheid en publieke organisaties zo vaak
Falende ICT projecten worden geteisterd door het interactiepatroon van 'elkaar de bal toespelen en in de luwte houden'. Dit patroon is kenmerkend voor de relatie opdrachtgever - leverancier. De verantwoordelijkheid voor het resultaat blijft vaag.
Slechte sturing, de verantwoordelijkheid is zoek
Stagnatie van de voortgang, overschrijding van de geraamde kosten, kwetsbare en vaak onhanteerbare werking..... het zijn narigheden die voortdurend opspelen. Telkens is er hetzelfde patroon in de relatie met het ICT bedrijf. De verantwoordelijkheid voor het project is onduidelijk. Er is te weinig intensieve afstemming tussen opdrachtgever en leverancier. Het ontwikkelproces is weinig transparant. Er is geen goede afstemming met gebruikers of doelgroep. Het wordt te ingewikkeld gemaakt.
De artikelen beschrijven het hoe en waarom van slagen en falen. Er is een bepaald patroon te onderkennen in de ervaringen en voorbeelden. Centraal staat de gebrekkige sturing van het ICT-project. Wie is er verantwoordelijk. Hoe is de sturing geregeld. Is de voortgang wel transparant genoeg opgezet. De leverancier gaat vrijuit en wordt ook niet afgerekend op prestaties
Eigenlijk heel vreemd dat deze punten zoveel onduidelijkheid oproepen en dat het maar niet lukt dat goed te regelen. In diverse bijdragen wordt dan ook gesteld dat het in het belang van betrokken partijen is om de verantwoordelijkheid voor slagen of falen juist vaag te houden. Daar worden veel redenen voor aangevoerd. Een kleine bloemlezing.
Waarom de verantwoordelijkheid voor het ICT project vaag blijft
- Zolang je als ICT-leverancier niet op je prestaties wordt afgerekend heb je alle vrijheid en kan niemand je wat maken.
- Commercieel is de huidige situatie de beste oplossing want je kan blijven declareren.
- De organisatie van de overheid met zware stafafdelingen en de neiging tot spreiding en opdelen van verantwoordelijkheid maakt dat nergens de verantwoordelijkheid wordt opgepakt. Zo kan iedereen zijn gang gaan en kan je je altijd verbergen achter: 'Het is de organisatie' of 'Het is de cultuur' of 'Het is zo complex' of 'Ik heb nog gewaarschuwd'.
- Ons kent ons, we gaan niet moeilijk doen. Laten we het vooral gezellig houden.
- Als men ons het vuur aan de schenen legt dan roepen we gewoon ‘Het is een zeer complexe materie. Geen wonder dat er tegenvallers zijn. Nader onderzoek is gewenst’.
- Een commissie, een coördinator, een stuurgroep of een BIT erbij is prima! Want hoe meer er verantwoordelijk zijn, hoe minder verantwoordelijk men is. "Ik kan het niet helpen want..." of "Ik heb nog zó gezegd.....".
Zolang deze ontsnappingen getolereerd worden zal ICT bij de overheid niet op orde komen.
Wat is de remedie
De oplossing in 3 punten
- De opdrachtgever zelf is verantwoordelijkheid voor het resultaat.
- De leverancier wordt afgerekend op zijn prestaties.
- Opdrachtgever en leverancier zetten het project zodanig op dat het transparant en stap voor stap tot het gewenste resultaat leidt. Bij voorkeur zodanig dat elke stap bruikbare waarde oplevert, te toetsen door de gebruikers.
Vanaf het begin, dus ook in de offerte, zullen deze 3 punten goed geregeld moeten worden. Punt 1 is de essentie. De sleutel en de hefboom tot verbetering is de opdrachtgever! Zolang de opdrachtgever de verantwoordelijkheid voor het project niet daadwerkelijk oppakt, zolang is het dweilen met de kraan open.
De verantwoordelijkheid voor het project ligt bij de lijnorganisatie te beginnen bij de top.
"Het is zo complex....."
Reken maar dat er veel verzet tegen deze aanpak komt. Gelukkig weten we al hoe dat gaat: "Deze materie is veel te complex voor zo’n aanpak".
