Probleemoplossing en besluitvorming

De werkwijze bij probleemoplossing en besluitvorming verandert. Wat zijn de trends en welke nieuwe modellen ontstaan er. Succesfactoren en valkuilen bij probleemoplossing. Tips, voorbeelden en modellen om probleemoplossing en besluitvorming te verbeteren.

Besluitvorming in organisaties

Omdat de realisering van veel besluiten afhankelijk is van de professionals in de uitvoering zoeken we naar manieren om de uitvoerders bij de besluitvorming in te schakelen. En wat te denken van de omgeving van organisaties, klanten, burgers, leveranciers, aandeelhouders, financiers, milieugroepen, pers, TV, de social media. Met steeds meer betrokkenen in de steeds langere en intensievere afhankelijkheidsketens moet rekening gehouden worden. En dan de druk van meer en sneller veranderen. Tegen de tijd dat de besluitvorming is afgerond is de situatie alweer veranderd en het besluit achterhaald.

Besluitvorming wordt meer en meer een dynamisch proces van experimenteren en leren.

Modellen van besluitvorming en probleemoplossing

Hoe kunt u groepsdenken en tunnelvisie bij besluitvorming vermijden. Dominant is het model van verschillende fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. In allerlei variaties is dit model te vinden. Deze modellen onderscheiden zich door de logische opbouw van verschillende stappen die elkaar opvolgen en uiteindelijk tot een goed besluit leiden. Jammer genoeg blijkt keer op keer in de praktijk dat mensen zich niet aan dit model houden. Het gaat er rommelig aan toe, de fasen lopen door elkaar, chaos dreigt, de tijd dringt en men besluit tot een actie die velen verrast.

Hier zijn allerlei oplossingen voor bedacht:

• Dan maar geen model; oftewel ‘het garbage can model’ d.w.z. chaos en troep horen er nu eenmaal bij; ‘don’t worry’. Het is en blijft ‘muddling through’.
• Scheid emotie en ratio niet langer. Als je voor ratio kiest dan blijf je bezig met op elkaar volgende fasen. Geef ook intuitie en gevoel een kans. 'We moeten verder!'
• Het machts- of arbitrage model. Iemand moet de knoop doorhakken dat is de baas cq de verantwoordelijke manager. Die is niet voor niets daartoe aangesteld.

De klassieke modellen van probleemoplossing en besluitvorming staan onder druk. Te langzaam, te ver weg van wat er speelt, te statisch, te perfectionistisch. En in de praktijk loopt het toch weer anders.

“Everybody has a plan until they get punched in the face.” Mike Tyson.

Met name in het dagelijks werk is er behoefte aan manieren om praktisch en snel te handelen. Maar ook bij meer grootschalige problemen en veranderingen rukken deze nieuwe modellen op.

Zie  bijvoorbeeld de drastisch veranderende besluitvorming over businessplan of businesscase bij innovatie.

Nieuwe modellen voor probleemoplossing en besluitvorming

In alle organisaties op elke uur van de dag vergaderen mensen met elkaar om problemen op te lossen en besluiten te nemen. Verreweg de meeste oplossingen zijn gebaseerd op pragmatisme. Het betreft mensen die klussen moeten klaren en moeten regelen dat er voortgang is en de boel gaat draaien.

De nieuwe modellen hebben gemeen dat ze gebaseerd zijn op 'al doende leren', en door ervaring & experimenten ter plekke wijzer worden. Niet eerst alles uitzoeken, analyseren en met besluitvormingscriteria alternatieven gaan wegen… We hoeven het nog niet precies allemaal te weten. Beter met kleine stapje in de goede richting dan met totaaloplossingen verdwalen en in de mist eindigen.

• Doen wat werkt. Interessant is het zogenoemde 'oplossingsgericht werken'. Analyse van het probleem is niet nodig. Men gaat op zoek naar situaties, bij voorkeur in de eigen organisatie, -anders elders-, waarin al met een oplossing is gewerkt. Daarmee gaat men dan verder. Niet iets overdoen wat zich al bewezen heeft. Aan de gang!
•  Agile / Scrum  en  Lean trajecten verschaffen duidelijke aanwijzingen voor continu stapjes in de goede richting. De vergadertijd wordt beperkt; staand vergaderen wordt normaal, concrete acties en elkaar onderling aan durven spreken op gemaakte afspraken zijn standaard. Weg met vrijblijvend geklets. Simpele vergader principes! Zoals: We houden het concreet, het gaat om de voortgang, al doende leren we. En na 40 minuten stoppen we met vergaderen.
•  Het start-up model wordt gebruikt bij de besluitvorming over innovatie, businesscase of verdienmodel. Het is een manier om vaart te maken. Ingrediënten zijn: Creativiteit en diversiteit. Experimenteren met prototypes. 'Learning by doing.' Iteratief voortgang boeken. Het businessmodel als beta-versie. 'Act fast, fail fast, learn fast'.
• Opmerkelijk is de opkomst van intuïtie en gevoel als belangrijk middel om probleemoplossing en besluitvorming te versnellen:
  De intuïtie van de leider
  Oh jee! Wanneer werkt intuïtie wel, wanneer niet?
  Opdrachtgever, benut uw intuïtie ten volle!
  Intuïtie onbekend terrein binnen projectmanagement

De wijsheid zit in het doen!

Deze modellen lijken op het eerste gezicht kort door de bocht. Meer een noodgreep dan echt verstandig. Maar je kan het ook anders zien. Ze werken in de praktijk... doen dus! Deze modellen hebben één ding gemeen. Ze herstellen de relatie tussen de ken-weg en de keuze-weg, tussen denken en doen. Daar zit nou net het euvel waar veel van de conventionele modellen onder lijden. Je kan blijven praten, criteria bedenken, vergaderen, onderzoeken, opschrijven en plannen maar de toets is de praktijk. Om goed te weten heb je de praktijk broodnodig.

Dynamische Oordeelsvorming
Er is een model dat veel van de hierboven genoemde kenmerken in een samenhangend concept integreert. Dat is het model van Dynamische Oordeelsvorming gebaseerd op ritme en polariteit. Het verschaft begrip en houvast. Het is een manier om tot goede handelingskennis te komen. Een ijzersterk model maar het is niet goed aangeslagen omdat het gebaseerd is op een manier van denken die ons vreemd is. Jammer maar wat niet is kan nog komen. Zie: Dynamische Oordeelsvorming als management-tool.

Selectie van voorbeelden en modellen

Op deze pagina vindt u een selectie van artikelen over de hierboven genoemde onderwerpen. Ook de meest recente bijdragen uit het ManagementSite Netwerk, de artikelen met de meeste reacties en de Tips & tricks. De 'related items' aan het slot van de artikelen verschaffen achtergrond informatie.