Bij elk probleem in organisaties is er geklaag over complexiteit. Bedenk dat complexiteit vaak mensenwerk is. De hamvraag is: 'Hoe richten we ons op essentie en vervolgens hoe pakken we het aan?' Voorbeelden, inzichten en tips.
Complexiteit werkt verlammend!
Organisaties lopen vast in complexiteit. En dat terwijl we altijd het motto 'Keep it simple!' huldigen.
Complexiteit in organisaties is mensenwerk.
Als mensen het complexer maken kunnen mensen het ook veranderen, hanteren en eenvoudiger maken. Dit vereist toepasbare kennis, inzichten en voorbeelden. Ingewikkeld is het niet. Wel zijn lef, vastberadenheid en creativiteit vereist. Zie de selectie van inzichten en ervaringen bij deze pagina.
Het hanteren van complexiteit wordt belemmerd door een duister begrip van complexiteit. We hebben dan over aspecten of facetten van complexiteit, over de veelheid aan variabelen en factoren, over complexe uitdagingen, over niveaus van complexiteit. Een ding is zeker: aldus wordt het steeds complexer als een vreemde kracht die ons verwart en bedreigt.
Geen hogere machten maar mensen maken het complexer
"Het is zo complex!" Pas op! Vaak is dit onkunde, dikdoenerij of het toedekken van een wantoestand.
- Veel complexiteit creëren we zelf. Voorbeeld: “Er is een probleem dat men met regelgeving oplost, de complexiteit neemt toe in plaats van af, het probleem wordt groter. Men bedenkt nog enige regels; de kwestie wordt complexer. De druk blijft toenemen. IJverig worden nieuwe richtlijnen en systemen bedacht….” De fouten blijven maar we hebben de regels gevolgd. Zie onze kennisbank-pagina Bureaucratie en onze artikelen over de DOOMLOOP. Eigenlijk is het een schande! Wat is er ingewikkeld aan het financieel ondersteunen van ouders die hun kinderen naar de opvang brengen? En de schadevergoedingen voor de Groningers? Verbijsterend ingewikkeld en omslachtig gemaakt.
Zijn het zieke geesten geweest die dit bedenken? We hebben het wel over onze departementen en onze politici in de tweede kamer! Daar zit ook de oplossing. Regelingen als de AOW en de kinderbijslag laten zien dat het kan. De ondersteuning van bedrijven in de Corona-jaren laat zien dat we het nog steeds kunnen.
Zet een handvol slimmeriken bij elkaar. Streef naar co-creatie met uitvoerders en gebruikers. Die moeten er moeiteloos mee kunnen werken. En kom met een voorstel gebaseerd op eenvoud en uitvoerbaarheid. Dan zal je eens zien!
Het vraagt lef en vastberadenheid maar het kan!
- We worden overspoeld met indrukwekkende managementmodellen en instrumenten. Dragen die bij aan eenvoud? Bijna altijd wordt het complexer. Het aanbod van programma's om de mensen in beweging te krijgen neemt alleen maar toe: kernwaarden uitstrooien, communicatie-verbetering, cultuurprogramma’s, kwaliteitsverbetering, agile werken…... En nog veel meer.
De overheid maakt royaal gebruik van consultants. Wordt het er eenvoudiger van? Werkt men aan het stoppen van de DOOMLOOP. De conclusie kan niet anders zijn dat sommige zakelijke dienstverleners gebaat zijn met complexiteit. Hun businessmodel is erop gebaseerd. Zie bijvoorbeeld onze pagina over ICT-projectmanagement bij de overheid.
Conclusie: Er is een grote onhandigheid in het begrijpen en hanteren van complexiteit. Soms is zelfs sprake van moedwillig gekluns. Zie hierover: Het is zo complex... Ammehoela.
Wat doen om van complex naar eenvoud te komen
De essentie
De toenemende verwevenheid van menselijke interacties in steeds omvangrijkere en dichtere netwerken van machts- en afhankelijkheidsketens binnen en tussen organisaties, is ongetwijfeld een drijfkracht van complexiteit. De afbreuk risico's nemen toe. Als ergens iets misgaat werken de ketens als een multiplier en kan de schade snel toenemen. Toch zijn er wel degelijk organisaties die hier op een slimme manier mee omgaan. De kern is dat men de mensen in de frontlijn de nodige verantwoordelijkheid verschaft om in te grijpen.
Andere manieren van organiseren kunnen de complexiteit verminderen. Zie de voorbeelden op deze pagina en de kennisbankpagina's over Organisatieontwerp en Bureaucratie.
Een ander gegeven is dat de toenemende verwevenheid versterkt wordt door de digitalisering. Slimme producten en diensten verspreiden zich sneller, de concurrentie wordt groter, het tempo van verandering neemt toe. Velen ervaren daardoor toenemende druk en complexiteit. Anderen laten zich niet van de wijs brengen.
Reductie van complexiteit is het nieuwe goud
Hoe aanpakken
- Kunnen we de toenemende complexiteit aan! En dan ook nog dé verandersnelheid, dé onvoorspelbaarheid en dé digitale revolutie. Laat u niet van de wijs brengen.
- Simpel is heel moeilijk, en moeilijk is heel simpel! Hoe eenvoud realiseren? Voorbeelden en tips.
- Slimmer werken? Laat de eenvoud regeren! 'Back to the Basics' met tal van voorbeelden.
Aan de gang! Snel een paar goede tips
Aanpakken die complexiteit, op naar eenvoud!
Begin met Halveer de complexiteit van je organisatie! Hoe maken we organisaties weer zo eenvoudig mogelijk. Scan vervolgens de gerelateerde artikelen bij het artikel met tal van ervaringen, inzichten, voorbeelden en praktische tips.
Hoe verder met Complex Adaptieve Systemen (CAS)?
Daar waar bestuurlijke onmacht regeert: Transformatie, Emergentie en Generatief Bestuur
Veel wat doorgaat voor 'heel complex' is goed op te lossen en wordt vaak al op grote schaal opgelost. ‘Vaak‘ maar niet altijd. De afhankelijkheidsketens kunnen zo ingewikkeld zijn dat bestuurlijke onmacht, verwaarlozing en chaos regeren. Het woud van regelgeving, het aantal partijen, de uiteenlopende belangen en 'Blame the other' gedrag maken het interactie patroon zo goed als onhanteerbaar.Het betreft situaties die bekend staan als Complex Adaptieve Systemen(CAS). In de publieke dienstverlening zijn voorbeelden: de organisatie van de zorg in NL en de wooncrisis.
Top down ingrijpen van bestuurders met nader onderzoek, commissies en meer regelgeving maakt het alleen maar erger. Hoe dan wel? Belangrijke vragen zijn: Wie dragen er verantwoordelijkheid voor de kwestie. Wie vertegenwoordigen de betrokken belangen. En vervolgens: Spreek de sleutelfiguren aan op het gezamenlijke belang en op hun verantwoordelijkheid. Help de betrokken partijen om zelf met een oplossing te komen.
Termen gericht op de aanpak zijn: Transformatie, Emergentie en Generatief Bestuur. Zie de voorbeelden in: Effectief tegenspel in Brutaal Bestuur en Waarom transformatie complex is.
Er is een breed gebied van toepassingen, variërend van de samenwerking tussen allerlei organisaties en instellingen tot en met het opknappen van een buurt of winkelstraat. Ook bij de samenwerking binnen en tussen organisaties, bijvoorbeeld in de afhankelijkheidsketens naar de klant, wordt deze aanpak toegepast. Zie Interactieve zelfsturing.
Selectie van voorbeelden
De veelheid van indrukwekkende termen voor dit type van interactie patronen en oplossingen is volgens mij een teken dat de aanpak nog in volle ontwikkeling is. De wedijver met een brute top-down aanpak is nog niet beslist. Ook gezond verstand en co-creatie met uitvoerders en gebruikers zijn vaak de route naar een oplossing. Wel jammer dat de doomloop-machine door blijft draaien.
Zie de titels over de DOOMLOOP met de links naar ervaringen en voorbeelden in de selectie van de redactie op deze pagina.
Auteur: Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredactie ManagementSite.
