Eenvoud versus complexiteit in 1 A4tje

Er is een grote onhandigheid in het begrijpen en hanteren van dé complexiteit. Het heeft de gedaante van een vreemde kracht waar we niet tegen opgewassen zijn. 

Gelukkig zijn er tal van organisaties waar men zich niet van de wijs laat brengen en waar men in snel tempo leert om te gaan met de nieuwe werkelijkheid. Veel management- en organisatie vraagstukken worden reeds op een andere wijze aangepakt. Hier volgt een compact overzicht.

^{Dit A4tje past in onze serie van A4tjes over de essentie van veel bezochte kennisbankpagina's.
Bron: Complexiteit versus eenvoud}

Bedrijfsleven: complexiteit dwingt tot eenvoud

Strategie, missie, visie en kernwaarden  worden bondiger en meer gefocust. Een doelstelling of principe als ‘inspirerende ambitie’ voldoet vaak beter. Wat heb je aan die papierboel met mooie verhalen?

Businessmodel
Er ontstaat een andere kijk op de modellen voor businessplanning zoals ondernemingsplan, businesscase en verdienmodel. Beperk het plannen tot enkele richtlijnen. Zie elk plan als een Betaversie die al doende verbeterd wordt. "HET PLAN" bestaat niet meer. De wijsheid zit in het doen! Blijf wendbaar.

Innovatie
Al doende experimenteren en leren met leveranciers,  klanten of doelgroep in plaats van analyseren, studeren, plannen opstellen en vergaderen over de businesscase. Begin met een Betaversie, denk aan het ‘first mover advantage’. Blijf al doende verbeteren.

Besluitvorming.
Tempo en besluitvaardigheid zijn alles. ‘De nieuwe manieren van probleemoplossing en besluitvorming hebben gemeen dat ze gebaseerd zijn op 'al doende leren', en door ervaring & experimenteren ter plekke wijzer worden. Niet eerst alles uitzoeken, analyseren en met besluitvormingscriteria verder proberen te komen. We hoeven nog niet precies alles te weten. Doe wat werkt. Beter met kleine stapjes in de goede richting dan met totaaloplossingen en HET PLAN verdwalen en in de mist eindigen.’ Bron.

Verandermanagement als aparte discipline verdwijnt

Veranderen wordt een onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en het dagelijks werk. Ingewikkeld gedoe met allerlei stappenplannen, modellen en aparte verandermanagers, houdt de boel maar op. Zie: Verandermanagement als onderdeel van de bedrijfsvoering. Betreft het een verandering die de hele organisatie betreft? Hou het in de lijn. Wie leidt en monitort de verandering dan? Het topteam natuurlijk! Veranderingen zo divers en belangrijk als ‘Digitale transformatie’ en ‘De klantgerichtheid versterken’ worden op deze manier aangepakt.  Vertrouw op gezond verstand en koester eenvoud.

Continu verbeteren.
Eenmalige acties om de boel op te schudden zijn schone schijn. Het gaat om dagelijkse betrokkenheid en inzet om de prestaties te verbeteren. Dat is regulier werk. Het is de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie om dit voor elkaar te krijgen. De top monitort en ondersteunt dit actief.

Projectmanagement.
Veel organisaties zijn ’project-ziek’. Er zijn allerlei projecten maar er gebeurt weinig of niets mee. Ophouden met die onzin! Als iets belangrijk genoeg is om de prestaties te verbeteren dan is het aan de direct betrokkenen om het op te pakken. De principes van Lean, en Scrum-Agile helpen daarbij. Zo nodig ad hoc expertise van buiten mobiliseren, maar hou de zaak in eigen handen.

De aanbevelingen hierboven zijn de eenvoud zelve. Niemand zal denken ‘Wat een lastige materie'. Het lastigst zijn de oude routines. Durf er afscheid van te nemen. Het allerlastigst zijn de lieden die volhouden dat het oh zo complex is. Deze 'medewerkers' zo snel mogelijk uit de besluitvorming halen.

Anders organiseren

De drie volgende onderwerpen zijn in de kern eenvoudig maar betreffen voor velen verandering van houding en gedrag. Dat is andere koek. Voor degenen die daar geen zin in hebben is er altijd nog de handleiding aan het slot van Het is zo complex... Ammehoela.

Anders organiseren
Top down controle en toezicht worden minder effectief. Meer regelgeving werkt contraproductief. Het antwoord is: Klein binnen groot, een transparante organisatie opgebouwd uit resultaatverantwoordelijke eenheden met een grotere mate van autonomie. Sturing op ambitie en eigen verantwoordelijkheid.

Anders leidinggeven
Je team goed doen functioneren en tegelijk de samenwerking met andere teams de nodige aandacht geven. Met elkaar leren over sturen op verantwoordelijkheid als principe en praktijktheorie.

Meer samenwerking met andere organisaties
Organisaties raken in toenemende mate verbonden en verknoopt met andere organisaties. Een aansprekende gemeenschappelijke ambitie en leiderschap gericht op ‘kracht door samenwerking’ bepalen slagen of falen. Netwerkleiderschap wordt een belangrijke bestuurlijke vaardigheid.

Deze 3 ontwikkelingen versterken elkaar: Organisaties vernetwerken!

Overheid en publieke diensten

Ook publieke organisaties worden geconfronteerd met toenemende complexiteit. Ook daar zoekt men naar een werkzame respons. Het gebrek aan bestuurlijke kracht is de oorzaak van veel narigheid. En vervolgens van kwaad tot erger: nader onderzoek, commissies, raadplegingen, taskforces, eindeloos veel vergaderingen, nota's, enquêtes en rapportages.

Dan weet je het al. Daar komt niets van terecht.

Wat is dit? Dommigheid, luiheid, scoringsdrift, grote ego's, lamlendigheid, systeemdwang? De schade is groot gezien de talrijke affaires en dossiers. De uitdijende bureaucratie en de doomloop van regelgeving kost ons goud geld. Zichzelf versterkend leidt deze doomloop tot onbeheersbare en verwoestende affaires zoals de toeslagen affaire en recent bij het UWV. 

De remedie is nog niet in zicht. Daarbij komen nog de falende ICT systemen bij de overheid. Onlangs weer het schandaal dat de gegevens van 65.000 politie mensen gehackt zijn.

Het gekke is dat ik veel mensen tegenkom die denken dat het inderdaad  'oh zo complex' is. Mijn stelling is: Het is bijna altijd simpel maar vervolgens door mensen complex gemaakt. Neem het voorbeeld van de falende ICT systemen bij de overheid. De commissie Elias heeft 10 jaar geleden uitgezocht hoe het zat en het resultaat was 'Laat een advies commissie nieuwe ICT projecten goed doorlichten'. Nog een commissie erbij dus. Onvoorstelbaar onnozel, heeft ook geen bal geholpen! Was er een betere remedie? Zeker. Door de wol geverfde professionals riepen de oplossing al jaren van de daken. Zie onze kennisbank-pagina ICT projectmanagement bij de overheid.

Het is de mentaliteit

Opvallend is dat, met alle variaties van de hier genoemde onderwerpen er een gemeenschappelijke kern is: het is een houding, een mentaliteit.

Daadkracht: al doende leren we meer dan blijven praten en onderzoeken. Aan de bal. De regeltroep het raam uit. Werken vanuit een stimulerende ambitie. De wijsheid zit in het doen. Het perfecte is de vijand van elke verbetering. Zoek de creatievelingen, vereenvoudiging is altijd mogelijk. Vermijd de types die het o zo complex vinden. Zoek het contact met de gebruikers. Maak het tot een co-creatie traject.

Hier lig ook een belangrijke taak voor politici. Waar blijven de voorstellen voor minder regels, voor een grotere transparantie en voor een haalbare en minder tijdrovende uitvoerbaarheid? Waar zijn de plannen voor minder bureaucratie? Wanneer worden de regelneven aangepakt door collega's en fractieleiding? Liefst met de policy: Maak het haalbaar door het eenvoudig, transparant en uitvoerbaar te houden en check dat bij de uitvoerders en burgers!

Menigeen zal denken ‘Prima, doen!’. Anderen denken ‘Ach, het zal mijn tijd wel duren. Dit gaat toch niet lukken.' De handleiding aan het slot van 'Het is zo complex... Ammahoela' helpt hen er wel doorheen.

Auteur: Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredactie ManagementSite.

Noten

^{In ManagementSite proberen we greep te krijgen op allerlei vormen van complexiteit. In Complexiteit versus eenvoud vindt u het overzicht.}

<sup>Dit A4tje past in onze serie van A4tjes over de essentie van onze kennisbankpagina's:
-  Beter samenwerken in 1 A4tje
- Goed verandermanagement in 1A4tje
- Cultuurverandering in één A4tje</sup>
- <sup>Teams: de bouwstenen van uw organisatie. In 2 A4tjes  Af en toe lukt het niet in 1 A4tje, dan maar in 2.
- Hoe de bureaucratie terugdringen in 1A4tje</sup>