Beter samenwerken in 1 A4tje

Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en samenwerking. Klinkt mooi maar dan. Gekibbel en geharrewar tussen teamleden, verwijten over en weer, toenemend wantrouwen, stereotype beelden, weinig of geen contact juist als het nodig is, onduidelijke besluitvorming, zinloze vergaderingen, problemen blijven liggen, goede initiatieven worden niet opgepikt, slechte communicatie en vetes in de lijn..... Het is vaak de praktijk. Al dit gedoe drijft de transactiekosten in de onderlinge afhankelijk­heidsketens omhoog. Mens en organisatie zijn de klos.

Hoe de samenwerking verbeteren? Hier volgt de essentie met de vier sleutelfactoren. .

Beter samenwerken: vier sleutelfactoren

1. Elkaar aanspreken op gedrag

Elkaar aanspreken op missers moet kunnen maar gebeurt het ook?

• ‘Elkaar aanspreken op missers?' 'Tja, dat doen we hier niet’. Waarom is een open aanspreekcultuur zo lastig?
• Hoe creëer je nou écht een aanspreekcultuur? Schrap de beoordelingsgesprekken en vergeet de feedbackregels!

2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken

Als tijdens het werk blijkt dat bepaalde interactiepatronen belemmerend werken, dit aanpakken.

• Weg met de ongeschreven regels, deel II  Hoe omgaan met blokkerend gedrag in teams.
• Veranderen van de onderstroom in teams  Teams met ‘chronische kwalen’.
• Beheersen interactie-patronen onze organisaties? Vicieuze cirkels brengen verloedering, constructieve spiralen zetten organisaties in de lift.

3. Anders organiseren

Het organisatieontwerp en de manier van managen verschaffen condities voor beter communiceren gekenmerkt door betrokkenheid en resultaatgerichtheid. De kern is dat we een manier vinden om goede sturing te combineren met meer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid. Meer informatie hierover in Organisatieontwerp en in Sturen op Verantwoordelijkheid. Anders organiseren vraagt ook een andere manier van leidinggeven. Een baas die het top-down micromanagement huldigt is daar soms niet in geïnteresseerd. Dat betekent dat het bestaande interactie-patroon niet gemakkelijk zal veranderen.

4. Beter presteren is de toets

Het spreekt niet vanzelf dat alle echelons genoemde drie factoren oppakken. Een stimulerende rol vanuit de top is doorgaans een voorwaarde.  Maar zelfs dan…..  Op de werkplek zien we vaak dat bestaande interactiepatronen de voortgang naar ‘beter werken’ belemmeren.  ‘On the job’ is de plek om dit aan te pakken; soms met enige assistentie. Waarom ‘on the job’? Omdat we anders van alles leren maar op het werk verandert er niets. Belangrijk om daar vanaf het begin duidelijkheid over te scheppen! Wat is de zin van elkaar aanspreken op gedrag als de klant er niets van merkt? Betere communicatie en samenwerking zijn middelen geen doelen! In de VS is al sprake van The great training robbery. Men leert van alles. Het kost goud geld. Betere prestaties? Ho maar!
Dat willen we niet. Zie ook de informatie over Continue resultaatverbetering.

Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren. Blijf concreet. ‘Wat doen we om de prestaties te verbeteren’.

Enige sturing helpt. Zet de teams aan het werk. Beleid omlaag, acties omhoog! Wat is er normaler dan dat teams nagaan hoe ze een beter resultaat kunnen behalen. Is dat regulier werk of niet? Doen dus!  Zie Trends Opleiding en Training.

Factor 1 en 2 hangen samen. Vaak maakt het bestaande interactie patroon het 'elkaar aanspreken' zo goed als ondoenlijk of juist heel normaal. Factor 3 'het organisatieontwerp' is daarbij ook bepalend.
Het onderliggende patroon van machts- en afhankelijkheidsrelaties met een eigen dynamiek blijkt telkens weer het basisconcept voor de verklaring van gedrag. Factor 1, 2, 3 en 4 passen erin. Met elkaar zijn ze de factoren die 'de context'  oftewel 'de systeem-dynamiek' bepalen. Zie: Beheersen interactie-patronen onze organisaties?

Menige organisatie is niet toe aan dergelijke veranderingen. "Druk, druk, druk! We zijn al blij dat we de boel aan de gang kunnen houden. De bazen zijn met andere dingen bezig. De staf vindt het niets. Men is al bezig met een survey, een uitgebreid tevredenheidsonderzoek. Dat wachten we eerst af."
Het is zoals het is. Maar samenwerken kan altijd beter. Zie interne communicatie en samenwerking.  Hier volgen alvast een paar tips.

Manipuleren in plaats van samenwerken?

Tot slot enkele tips om de samenwerking niet te laten verzieken door onderhuidse spelletjes.

Samenwerking kan geblokkeerd raken door een manipulatieve stijl van communiceren. Aanspreken op houding en gedrag werkt niet. Integendeel; het is altijd de schuld van de ander. ‘Blame the other’  is het meest gangbare spelletje om weg te duiken van de eigen verantwoordelijkheid en een stimulerend interactiepatroon te ondermijnen. Het is dan zaak dit soort manipulaties tijdig te herkennen en te doorbreken. De volgende twee bijdragen geven houvast.

• Manipulatief gedrag van collega’s hanteren Weg uit het web van manipulaties. Hoe het herkennen en doorbreken.
• Manipuleren op emoties Machtsspelletjes bij vergaderen en onderhandelen.

Bron: kennisbank-pagina  Interne communicatie en samenwerking

---------------------------------------------------------------------------

<sup>Dit A4tje past in onze serie van kennisbank A4tjes. Nog 3 A4tjes uit deze serie
- Cultuurverandering in één A4tje
- Goed verandermanagement op 1A4tje
- Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje</sup>