Het belang van sociale vaardigheden persoonlijk en in relatie met de werkplek

Sociale vaardigheden

Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge relaties tot en met de klant! Wat kan je daaraan doen?

Hoe ontwikkel je vaardigheden als goed luisteren, onderhandelen en overtuigingskracht? Welke sociale vaardigheden zijn van groot belang voor managers? Zijn er ook nieuwe sociale vaardigheden? Sociale vaardigheden voor de omgang met klant, collega, baas en bij sollicitaties: inzichten, tips en trends.

Wat zijn sociale vaardigheden

Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de relaties tot ten met de klant.

Sociale vaardigheden zijn basale vaardigheden

Goed luisteren
In kunnen leven in anderen
Helder en bondig kunnen uitdrukken
Goede vragen stellen.
Feedback kunnen geven en ontvangen
Situaties goed kunnen inschatten
Met enige tact kunnen optreden..

Het belang van sociale vaardigheden.

“We moeten afscheid nemen van deze persoon; hij is ongeschikt.” Steeds vaker gaat het dan niet om kennis of bepaalde diploma’s maar om het sociale gedrag. “Luistert niet; kan niet met kritiek omgaan, drammerig, asociaal, onfatsoenlijk, hufterig.” Bij de werving voor bijna elke functie tellen sociale vaardigheden steeds zwaarder.

In diepste wezen zijn sociale vaardigheden verbonden met emotie-management en dat is afhankelijk van de cultuur van organisatie & maatschappij en van onze persoonlijke historie. Het lastigst is het omgaan met feedback terwijl dat nou net de vaardigheid is die je nodig hebt om je te blijven ontwikkelen.

Dit klinkt simpel, maar we zijn in de praktijk toch weer drammerig, we zwammen maar wat, we tonen geen interesse in feed-back en we worden boos als het toch gegeven wordt.

Hoe komt men tot inzicht in eigen gedrag en houding?

Zin en onzin van trainingen in sociale vaardigheden

Het aanbod van trainingen en cursussen voor managers is onderhevig aan vaardigheidsinflatie en veronachtzaming van basale sociale vaardigheden. “Dat kennen we wel; dat hebben we al gehad.” Nee dan: vernieuwende, exotische vaardigheidstrainingen als ‘delta denken’, ‘project management met effect’ (vervolg op de versie zonder effect?), ‘scoren met sales’ of ‘empowerment’, etc. De meer basale sociale, communicatieve en managementvaardigheden klinken veelal niet ‘sexy’ of ambitieus genoeg. Het gevolg is dat competenties op de werkplek aan inflatie onderhevig zijn. Goedbedoelende opdrachtgevers werken deze competentie-ontwaarding onbewust in de hand. De deelnemer ziet dit maar al te vaak als een nieuwe leerbehoefte: "Op naar iets nieuws. Weer een niveautje hoger".

Zijn er nieuwe sociale vaardigheden?

Maatschappij en organisatie staan niet stil. Een voorbeeld uit de middeleeuwen in een manieren boek van Erasmus, bedoeld voor jonge mensen die nog carriere moesten maken:

“Spuwd omgekeert sijnde opdat ghy niet iemand vuyl maeckt”.
“Vlei ieder, zelfs de zot”.
“Snuit niet je neus met dezelfde hand als waarmee je in de gemeenschappelijke schotel grijpt”.
“Braken is geen schande, als men maar geen anderen bevuilt”.

(Erasmus: Goede manierlijcke seden, 1546)

Onmiskenbaar hebben de vaardigheden die nodig zijn in het maatschappelijk leven de afgelopen eeuwen zich verder ontwikkeld. De gedragsregels van Erasmus hebben de meesten zich al op zeer jonge leeftijd eigen gemaakt. Wat is thans de uitdaging? In Communicatie en Emotie vindt u de trends. Vooral de vaardigheden om rekening te houden met anderen en met het effect van het eigen gedrag op anderen hebben zich ontplooid en zijn in aanzien gestegen. De vaardigheid om anderen te intimideren, het zogenoemde ‘machogedrag’, is in aanzien gedaald.

Sociale vaardigheden in relatie met de werkplek.

Over sociale vaardigheden is veel te lezen en te trainen. Wees selectief! Het budget voor opleiding en training is beperkt evenals uw tijd. Een paar tips:

Zoek de inzichten en vaardigheden die u in uw werk kunt gebruiken. Waar u dus meteen profijt van heeft.
Gebruik de aanbevelingen van collega’s of bazen. Nog beter: Doe de training met mensen van het werk. Maak de vraag: "In welke situatie kunnen we dit gebruiken en hoe doen we dat" tot onderdeel van de training.

Uw sociale vaardigheden en de interne communicatie in uw organisatie bepalen de kwaliteit van werk en organisatie!

Een nieuwe baan en sociale vaardigheden

Dick van der Toorn, directeur van TNS, Tower Network Systems, kan geen geschikte mensen krijgen; hij is zelfs de scholen langs gegaan. Het lukt niet. Waar gaat het mis? Een paar citaten: “Vaak onfatsoenlijk of ongeinteresseerd gedrag. “Er moet wel motivatie zijn en je moet wel willen leren.”

Gelukkig wordt bij een goede sollicitatie training steeds meer aandacht gegeven aan sociale vaardigheden, te beginnen bij fatsoenlijk gedrag. Twee tips:

Pas je kleding aan bij de functie die je wilt gaan uitoefenen. Petten en capuchons worden niet gewaardeerd.
Toon interesse voor het bedrijf en de functie; kijk van te voren op de website van het bedrijf. Lastiger zijn de tips mbt sociaal gedrag: de omgang met bazen, collega’s en klanten. Hoe verder mensen komen in organisaties hoe meer daarop gelet wordt.

De 9 tips voor een sollicitatiegesprek kunnen op ideeën brengen. Nog meer tips zijn te vinden in het dossier solliciteren, recruteren.

Welke managementvaardigheden zijn in opkomst?

Twee vaardigheden vallen op:

Oplossingsgericht managen

De oplossingsgerichte manager gaat bij problemen als volgt te werk:

Problemen onderkennen maar niet in ‘de val’ trappen van oorzaken zoeken en schuldigen opsporen.
Positieve uitzonderingen identificeren: Wanneer en waar is dit probleem met enig succes aangepakt. Wat was er anders? Wat veroorzaakte dit succes? Wat was uw bijdrage aan het succes?
Vervolgens de situatie verbeteren door de ervaringen met de positieve uitzonderingen toe te passen.

Oplossingsgericht managen kent steeds meer toepassingen. U kunt het bijvoorbeeld ook op uw persoonlijke effectiviteit toepassen. Cultiveer uw sterke punten! Vergeet het gedoe met ‘verbeterpunten’ en het werken aan zwaktes. Zie Marcus Buckingham en de sterke punten-revolutie.

Oplossingsgericht managen past in de tendens om vlotter en directer tot werkbare oplossingen en besluiten te komen. Deze trend zien we terug in andere manieren van vergaderen en besluitvorming.

Sturen op verantwoordelijkheid

Een manager moet sturen maar ook delegeren en faciliteren. Hier ligt een dilemma! Te veel sturing maakt dat medewerkers zich afwachtend op gaan stellen. Maar hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk aan je medewerkers kan overlaten. In de praktijk blijken managers op alle niveaus van de organisatie hiermee te worstelen. Tegelijk is het onmiskenbaar dat we hierin handiger aan het worden zijn. Sommigen lukt het om met kennelijk succes hiermee om te gaan. Hierover is veel te vinden in Sturen op verantwoordelijkheid. De inrichting van de organisatie blijkt van invloed op de ruimte voor een grotere eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Als leidinggevenden deze ruimte bevestigen met goede communicatie dan verbeteren de resultaten. Zie hierover Concurrentiekracht en Innovatief organiseren.

De vaardigheden van leiding geven en ontvangen

Er zijn bibliotheken vol geschreven over de sociale en communicatieve aspecten van het managen met name over leiderschap, leiding geven en leiding ontvangen. Deze onderwerpen worden elders in deze kennisbank uitgebreid behandeld. Hier volgt een voorschot met een selectie van interessante checklists.

Checklists Management Vaardigheden

Een vlotte scan van zo’n checklist brengt u een paar handige tips en goede ideeën.

Voor een meer uitgebreide behandeling van de belangrijkste sociale vaardigheden zie Persoonlijke Effectiviteit.

Zie ook de tips en tricks, de nieuwste items en de meest besproken artikelen in de linker kolom van deze pagina.

Persoonlijke communicatie vaardigheden

De kwaliteit van de persoonlijke communicatie is belangrijk. Mensen worden continu beoordeeld op hun communicatie vaardigheden zoals presenteren, vergaderen en onderhandelen. Hieronder volgen enige tips en ideeen. De links verschaffen meer informatie over deze communicatieve vaardigheden.

Presenteren

Presenteren doen veel mensen met behulp van Powerpoint. Laat u daar niet door op sleeptouw nemen. In de voorbereiding verprutsen mensen enorm veel tijd met het maken van veel te veel sheets vol met bulletpoints. Goed presenteren werkt anders. Denk aan de directeur die bij het begin van zijn presentatie een sheet liet zien met daarop ‘Dit is de laatste sheet’. De belangrijkste tips voor presenteren zonder plaatjes zijn:

Wees emotionerend
Gebruik uw lichaamstaal
Verzin one-liners
Wijk-af

Vergaderen

Met vergaderen gaat meer productiviteit verloren dan met telefoongesprekken, kopieerwerk, reizen en geroddel bij de koffieautomaat. Er valt veel te verdienen door goed te vergaderen. Twee tips:

Verstuur de belangrijkste informatie van tevoren via e-mail.
Gebruik een weblog. Projectteams en managementteams kunnen de belangrijkste feiten en ideeën ook melden op interne weblogs. Vraag om commentaar. Breng aldus de vergadering in contact met betrokkenen.