Wat gebeurt er als je een digitale vergaderassistent uitnodigt aan de vergadertafel? Geen sciencefiction, maar een experiment in de praktijk — bij een middelgroot IT-consultancybedrijf waar de (fictieve) discussie over mobiliteitsbijdragen op scherp stond. De een wilde een hogere bijdrage voor een elektrische auto, de ander pleitte voor meer steun voor openbaar vervoer. En dan was er nog een collega die een ruimere vergoeding wilde voor een grotere benzineauto, “omdat moderne brandstoffen steeds schoner worden”.

Kortom: botsende belangen, verschillende toekomstbeelden — het perfecte speelveld om te onderzoeken wat een AI-assistent kan betekenen in een complex groepsproces. En dat leverde verrassende inzichten op.

Van standpunten naar belangen: de assistent als intermediair

Wat de digitale vergaderassistent meteen deed, was het vertalen van standpunten naar belangen. Waar de discussie eerst verzandde in statements als “ik wil recht hebben op een elektrische auto” of “we moeten fossielvrij reizen stimuleren”, herformuleerde de assistent het gesprek:

“Samenvattend hoor ik drie onderliggende behoeften: milieu-impact beperken, vrijheid van vervoermiddel behouden, en kosten voor medewerkers beheersbaar houden. Klopt dat?”

Deze ogenschijnlijk simpele interventie verplaatste het gesprek van standpunten naar belangen — en dat veranderde alles. Mensen gingen luisteren in plaats van reageren.

Prompting als motor van verdieping

Een belangrijke sleutel tot die omslag was gericht prompting. In plaats van vaag “wat vind jij?” vroegen deelnemers:

“Kun je drie scenario’s schetsen waarin verschillende vormen van mobiliteitskeuze toch eerlijk gecompenseerd worden?”

Of:

“Welke objectieve criteria kunnen we hanteren om mobiliteitsbijdragen toekomstbestendig te maken?”

Dergelijke prompts activeerden de digitale assistent om niet alleen data of feiten te leveren, maar ook om alternatieve modellen, afwegingen en zelfs gesprekstechnieken aan te dragen. Denk aan voorstellen voor een ‘mobiliteitsbudget op maat’, een ‘CO2-punten systeem’, of een tijdelijke pilot per vervoerscategorie.

Wanneer de assistent nieuwe perspectieven inbrengt

Op het moment dat de groep leek vast te lopen — met mensen die zich ingraven in hun eigen voorkeur — stelde de digitale assistent ineens iets anders voor:

“Zouden jullie bereid zijn om de discussie tijdelijk los te koppelen van vervoermiddelen, en eerst samen te bepalen wat jullie als organisatie belangrijk vinden aan mobiliteit? Bijvoorbeeld: duurzaamheid, keuzevrijheid, of gelijke behandeling?”

Dat leek eerst soft, maar werkte ontwapenend. Het bracht de groep even terug naar het waarom achter hun voorkeuren — en dat leidde tot nieuwe openingen. Bijvoorbeeld het idee om keuzevrijheid toe te staan binnen een bandbreedte van CO2-uitstoot, waarbij iedereen zijn of haar ideale vorm van vervoer behoudt, maar wel binnen gezamenlijke kaders.

AI als een telefonisch ingebelde collega

De digitale assistent werd via een speaker (Jabra) in de ruimte gebracht. Dat werkte verrassend goed. Het voelde als iemand die telefonisch inbelt: op afstand, maar toch actief betrokken. En net als bij een echte beller gold: je moet dezelfde gespreksdiscipline hanteren. Spreek duidelijk, laat elkaar uitpraten, en vat samen voor je doorvraagt.

De vergelijking ging verder: het voelde ook een beetje alsof een nieuwe collega uit het buitenland voor het eerst meedeed aan een teamoverleg. Je moet aan elkaar wennen. Je merkt dat er impliciete spelregels zijn die je plots expliciet moet maken.

De expertrol wint het (nog) van de moderatorrol

Wat opviel tijdens meerdere sessies: deelnemers spraken de AI liever aan als expert dan als gespreksleider. Vragen als “Wat zijn de gevolgen als we dit mobiliteitsbeleid doorvoeren?” of “Kun je dit herformuleren als voorstel voor het MT?” werkten beter dan pogingen om de AI het gesprek zelf te laten modereren.

Dat zegt iets over waar de toegevoegde waarde nu ligt: in verdieping, reflectie en verrijking, eerder dan in het regisseren van groepsdynamiek.

Conditionering in twee richtingen

Zoals vaker in zo’n experiment gebeurde er iets grappigs met de communicatie. In het begin vroegen deelnemers om “kortere antwoorden”, “hou het bij bullets” of zelfs “zeg alleen ja of nee”. De digitale assistent paste zich aan, maar naarmate de sessies vorderden, begonnen de mensen zich ook aan te passen aan de digitale assistent. Ze leerden betere vragen te stellen, concreter te zijn, en meer ruimte te geven voor nuance.

Deelnemers noemden dit later zelfs “verslavend handig” — de assistent hielp niet alleen het gesprek, maar verhoogde ook hun eigen communicatieve scherpte. De vraag “wie conditioneert wie?” is een tweerichtingsverkeer. En precies daarin ligt de kracht.

Bedrijfswaarde: Technologie die al levert

Wat duidelijk werd: dit is geen toekomstmuziek, de technologie is er al. De assistent levert:

• Tijdswinst en focus in vergaderingen.
• Betere besluitvorming op basis van data en belangen.
• Sneller herstel bij vastgelopen gesprekken.
• Verhoogd reflectief vermogen bij deelnemers zelf.

En dat is nog zonder de data die je erna kunt analyseren over sentiment, argumentatiestructuur of besluitvormingskwaliteit.

Sterktes en zwaktes

We testten verschillende systemen:

• OpenAI (betaald) via de playground bood veruit de meeste tweakmogelijkheden — handig om rollen, toon en stijl te finetunen. Maar: (nog) geen makkelijke integratie met Assistants.
• Gemini (gratis) had de meest natuurlijke gespreksflow, maar scoorde lager op taalkwaliteit in het Nederlands. Toch bleek: inhoud en flow zijn belangrijker dan perfecte zinnen.
• Sesame (demo) verraste met zijn bijna enge natuurlijkheid — alsof je echt met een mens sprak. Tegelijkertijd riep dat bij sommige deelnemers ook een gevoel van ongemak op.

Kortom: elk systeem had zijn sterktes, maar de echte waarde zit in hoe je ze inzet, niet alleen in hoe slim ze klinken.

Van koudwatervrees naar nieuwsgierigheid

De reis met de digitale assistent bleek voor de deelnemers ook een persoonlijke reis. In het begin was er voelbare spreekschroom. De drempel om “tegen een robot te praten” voelde vreemd of onwennig. Maar na een halve dag oefenen en een paar succesvolle prompts, sloeg dat om: van scepsis naar nieuwsgierigheid — en zelfs waardering.

Eén deelnemer vatte het mooi samen:

“Ik geloofde er eerst niks van. Maar nu ben ik verbaasd over hoe nuttig het eigenlijk is.”

We willen menselijke interactie, maar…

Een opvallende paradox kwam steeds terug. Mensen willen graag menselijke interactie. We haken af op een te ‘digitale’ of ‘robotachtige’ stem. Maar… we storen ons net zo goed aan menselijke eigenschappen: te veel praten, niet to-the-point zijn, niet luisteren. De AI werd gewaardeerd juist omdat die kort, helder en zonder ego sprak.

Met andere woorden: wat we in mensen zoeken, zoeken we ook in machines — zolang het functioneel blijft.

Slotgedachte: niet vervangend, maar versterkend

Natuurlijk: de technologie is niet perfect. Er zijn nog haperingen, de nuance ontbreekt soms, en niet elke bijdrage is raak. Maar ondanks die beperkingen waren de uitkomsten zeer indrukwekkend.

De digitale vergaderassistent gaf structuur, bracht scherpte, en haalde het beste naar boven bij de deelnemers. De digitale vergaderassistent vervangt niemand, maar versterkt iedereen. In het voorbeeld van de mobiliteitsbijdrage bracht de assistent helderheid, tempo en creativiteit. Het maakte de vergadering niet alleen efficiënter, maar ook menselijker — omdat het ruimte gaf aan nuance, herinterpretatie en gedeeld eigenaarschap.

De volgende keer dat een onderwerp gevoelig ligt, mensen elkaar in de haren vliegen of er juist vermijding dreigt: zet er een digitale assistent bij. Het kan zomaar het beste idee aan tafel zijn.

Dit artikel is geschreven met medewerking van Alexander van den Bosch en Hans Dorst.

De citaten zijn geredigeerd voor leesbaarheid en beknoptheid, maar blijven trouw aan de bedoelingen en ervaringen van de deelnemers aan het experiment.

Wil je meer weten of ben je geïnteresseerd in verdere toelichting van onze ervaringen? Laat een berichtje achter bij dit artikel, of via Leon Dohmen of 06-17376636