De doomloop van regelgeving en systeemdwang ontmantelen

Regeldrift, bureaucratisering en  systeemdwang regeren. Zowel in publieke organisaties als in het bedrijfsleven wil men de doomloop van regelgeving keren maar het`het is zo complex’. Met 'zo complex' benoem ik meteen het slappe excuus dat elke aanpak doet verzanden. We maken het zelf complex door dommigheid, gemakzucht en misleidende prietpraat.

Zoek de eenvoud en begin te ruimen!

Iemand die zich in mijn ogen daarin onderscheidt is Annemarie van Gaal met haar columns, zoals in De Telegraaf d.d. 02-06-2024: Met de stofkam door overbodige regels gaan kan overheid miljarden opleveren.

'Een studiegroep van topambtenaren heeft het dringende advies aan het toekomstige kabinet gegeven om 17 miljard euro per jaar te besparen.'

Doen natuurlijk! Van Gaal  stelt "dat kan gemakkelijk".  Ze vervolgt met een compacte schets van de Doomloop en vervolgens haar aanpak:

"Iedere ondernemer of bestuurder van een groot bedrijf kent het: terwijl je bedrijf groeit, nemen ook de complexiteit, onverwachte verzoeken, lastige klanten en problemen toe. Groeistuipen worden opgelost door steeds weer nieuwe afdelingen te bedenken en nieuwe medewerkers aan te nemen.

Alle nieuwkomers hebben zo hun eigen ideeën, bedenken nieuw beleid en hebben vervolgens weer méér mensen nodig om het uit te voeren. Na verloop van tijd is iedereen alleen maar druk met oeverloos vergaderen en eindeloos bakkeleien

Bureaucratische organisatie

Die leuke, slagvaardige onderneming uit de begintijd is onherkenbaar veranderd in een logge, bureaucratische en vooral complexe organisatie, waar niemand meer doorheen kan kijken. En dat is precies wat er met onze overheid is gebeurd. Ieder jaar komen er vele duizenden nieuwe rijksambtenaren op de ministeries bij.

Iedere vage wens of terloops gestelde vraag van een Tweede Kamerlid of bewindspersoon resulteert in het aannemen van nóg meer ambtenaren met als resultaat dat er inmiddels 147.000 ambtenaren rondlopen op de ministeries in Den Haag die gezamenlijk meer dan 12 miljard euro aan salarissen kosten.

Ieder jaar komen er weer meer koepelorganisaties, inspecties, agentschappen, adviescolleges en niet te vergeten, regionale samenwerkingsorganen bij, zodat iedereen de hele dag druk is met vergaderen en afstemmen.

Dure marktonderzoeken

Salarissen zijn een grote kostenpost, maar elk nieuw regeltje of beleid dat bedacht wordt en vervolgens uitgevoerd moet worden, kost nog veel meer. En al dat nieuwe beleid en al die nieuwe regels, zinnig of zinloos, blijven vervolgens eeuwig bestaan.

Niemand stelt nog de vraag: wat kost het en wegen de kosten op tegen het resultaat? Of als het niets of nauwelijks iets oplevert, waarom doen we het dan?

Waarom dure marktonderzoeken laten uitvoeren als je van tevoren weet dat de uitkomst toch niemand zal overtuigen om het anders te doen? Waarom wil je voor veel geld commissies instellen om antwoord te krijgen op simpele vragen die leuk staan in een persbericht, maar waar niemand op zit te wachten? Waarom wordt er bijna 2 miljard euro per jaar uitgegeven aan ingehuurde zzp’ers en consultants?

Waarom moet een memo, antwoord of beleidsnotitie bij de overheid uit vele tientallen en soms zelfs honderden pagina’s bestaan als dezelfde informatie ook op één A4’tje kan?

Waterschappen

Waarom hebben we 21 waterschappen? Waarom houden we voor waterschappen niet dezelfde grens aan als voor de provincies, dat scheelt overleg en afstemming. Waarom kunnen we overheidsdocumenten zoals geboorteaktes of woonplaatsverklaringen niet online via een centrale website aanvragen en downloaden? Waarom gaat niemand met de stofkam door alle overbodige regels en maakt de overheid gezonder, efficiënter en goedkoper?

Even terug naar de ondernemer. Succesvolle ondernemers weten dat je iedere paar jaar het héle bedrijf door moet lichten via een ’Operatie Stofkam’. Iedere afdeling moet bekeken worden, wat kost het en kan het niet eenvoudiger of slimmer, met minder mensen en minder kosten? Als ondernemer of bestuurder ben je altijd weer blij als ’Operatie Stofkam’ achter de rug is, want het levert altijd veel geld en tijdwinst op voor de toekomst.

Besparingen

Voor de overheid zal hetzelfde gelden. De overheid is weliswaar geen onderneming en ik geef toe, het zal best een klus zijn om ’Operatie Stofkam’ aan te pakken bij de overheid, maar als we dit standaard iedere twee jaar doen, dan levert het vele miljarden euro’s aan besparingen op.

Doordat je met de stofkam door de hele organisatie gaat en bekijkt wie wat doet, wat het oplevert, of het nog nodig is en of een andere afdeling zonder extra moeite dezelfde gegevens of output aan kan leveren, doorzie je de organisatie en ook al haar makkes.

Er zijn slimmere manieren waardoor er minder ambtenaren nodig zijn. Hoe eenvoudiger, hoe efficiënter, effectiever én goedkoper. Ik durf te wedden dat we met de ’Operatie Stofkam’ een heel eind komen met die besparing van 17 miljard euro."

Tot zover de column van Van Gaal. Eerdere columns verschaffen ook goede suggesties, zie:
-   Schaf het toeslagen circus af en maak het werken weer lonend. Hoe de DOOMLOOP van regelgeving en falende bureaucratie doorbreken.
-   De DOOMLOOP van regelgeving jaagt ondernemers het land uit. Voor steeds meer ondernemers zijn de grenzen bereikt.

Aanpakken dat bureaucratische gedoe

Op zoek naar meer ideeën om de bureaucratie en de zogenaamde complexiteit aan te pakken? Zie de zeven manieren om de bureaucratisering terug te dringen. Of onze pagina over Eenvoud versus Complexiteit. Een fraai voorbeeld verschaft Paul Verburgt die, als directeur van een Arbo-organisatie, een boel rompslomp het raam uitwerkte met Minimal Management.

De praktijk is de beste leermeester. In het bedrijfsleven dwingt de concurrentie en de snelheid van verandering tot een drastische reductie van complexiteit.  Nader onderzoek, uitgebreide analyses, besprekingen en vergaderen helpen alleen maar achterop. Snelheid van handelen is geboden! Het alternatief 'Al doende leren' werkt vaak goed. Achteraf komt men er dan achter dat niet de complexiteit het probleem is maar houding en gedrag van het management. Behoudzucht, gebrek aan durf, onverschilligheid, gemakzucht of dommigheid werken verlammend. Sommige organisaties zijn volkomen verstard. Zo'n patroon is niet gemakkelijk te doorbreken.  En dan zijn er ook nog dé verandersnelheid, dé onvoorspelbaarheid en dé digitale revolutie. We leven in de VUCA-wereld, nietwaar.

Laat u niet van de wijs brengen. Zie Kunnen we de toenemende complexiteit aan!

Willem Mastenbroek sr
Hoofdredactie ManagementSite.nl