Fractaaltjes: hoe één zin een organisatiepatroon laat zien

Als veranderbegeleiders mogen wij in veel organisaties om een hoekje kijken. Soms heel kort, vaak ook over een wat langere periode. Om hen te helpen om veranderingen ook echt voor elkaar te krijgen. In gedrag. Dat betekent dus dat we altijd bezig zijn met organisatiepatronen die iets laten zien over hoe de organisatie in elkaar zit, en die wellicht ook doorbroken moeten worden om de gewenste verandering te kunnen realiseren.

Door het filter van organisatiepatronen, vangen we met enige regelmaat zinnen op die in één klap een heel organisatiepatroon zichtbaar maken. Fractaaltjes, noemen we die. 

*Een fractaal is een element dat voortkomt uit een voortdurende herhaling van steeds dezelfde patronen of processen. Net als een stronkje van een broccoli dezelfde vorm en structuur heeft als de hele broccoli. Fractalen in organisaties zijn uitingen die in al hun kleinheid een stuk van de organisatiedynamiek tonen.

De patronen die wij menen te zien achter zo’n zin, behandelen we in onze veranderpraktijk altijd als hypothese. Het doel hiervan is vooral om, in het kader van veranderwensen, ze te gebruiken om in gesprek met mensen uit de organisatie de relevante patronen te duiden. Uiteraard zit ook niet achter elke opmerking een verborgen patroon. 

Het filteren van welke uitingen inderdaad een fractaal van een patroon zijn en welke niet, is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen, ook al lijkt het soms simpeler dan het is. Maar als het lukt, geven ze supersnelle doorkijkjes in organisatiepatronen 

Eerste kennismakingen

Zo tonen zich al tijdens een eerste kennismaking vermoedens van hoe de vork hier in de steel zit. 

In de regel meer in de tussenzinnen dan de zinnen waarin een opdrachtgever probeert ons te vertellen wat er speelt en wat er nodig is. Denk maar aan zinnen als:

• ‘IK VIND HET BELANGRIJK DAT JE HET IN DE SESSIE NAAST EIGENAARSCHAP, OOK OVER VERTROUWEN HEBT’
  (We zeggen eigenaarschap te willen, maar bepalen wel graag wat er ter sprake moet komen)
• ‘BIJGAAND TREF JE DE PLANNEN EN VERSLAGEN VAN DE AFGELOPEN TWEE JAAR, PLUS DE EERDERE OPZET VAN DE SESSIE’
  (Wij kunnen er geen chocola meer van maken, doe jij dat even voor ons?)
• ‘JA, MAAR ALS WE ZO’N TRAINING NIET VERPLICHT STELLEN, GEBEURT ER NIKS’
  (Omdat we niet bijster veel vertrouwen hebben in de motivatie van onze medewerkers, dwingen we het maar af. En met een (verplichte) training komen ze dan wel in beweging)

Opzet van een traject 

Zodra we de insteek van een traject bespreken, poppen de volgende patronen op.

Soms in de uiterste meegaandheid in voorstellen (jullie zullen het wel weten, want jullie zijn de experts), maar duidelijker nog in kritische uitspraken als: 

• ‘MIJN MENSEN GAAN ELKAAR ECHT NIET AANSPREKEN. ZE VERWACHTEN DAT IK DAT DOE.’
  (Medewerkers worden niet uitgenodigd onderling zaken uit te spreken, dat is hier de rol van de leidinggevende)
• ‘FEEDBACK? WE ZIJN HIER TOCH ALLEMAAL PROFESSIONALS!’
  (Als we vinden dat iets er zou moeten zijn, ook al is dat niet zo, wordt dat niet uitgesproken. Want het zou er wel moeten zijn…)
• ‘DAT MOETEN WE NIET DOEN. DAAR GAAN MENSEN MISBRUIK VAN MAKEN’
  (omdat we onze medewerkers niet vertrouwen, moeten we controlemechanismes inbouwen)

Denken in maakbaarheid en ‘computer says no’ momenten

Vanuit onze visie op duurzame verandering kijken we met een systemische bril naar organisaties en geloven we maar beperkt in maakbaarheid. We werken aan verandering van binnenuit, wat per definitie betekent dat je werkt aan manieren die passen bij wat nodig is in de organisatie. Zo bezien, snap je dat onze mond nog wel eens openvalt bij uitspraken als: 

• ‘NEE, HELAAS, DE RAMEN KUNNEN HIER NIET OPEN. DAAR IS HET KLIMAATSYSTEEM TE GEVOELIG VOOR’
  (Zaken worden hier van bovenaf opgelegd, en daar heb je je naar te voegen. Feedback over hoe dat in de praktijk uitpakt, is niet welkom)
• ‘HOEZO, DAT WEET JE NIET? IK HEB JE TOCH IN DE CC GEZET.’
  (Behalve ‘gooi iedereen in de cc, dan ben jij ervan af, toont het ook een patroon van fragmentatie: ik ben alleen verantwoordelijk voor mijn stukje)
• ‘JE HAD EIGENLIJK EEN ‘UITMUNTEND’ VERDIEND, MAAR DAAR MOGEN WE ER MAAR TWEE PER TEAM VAN GEVEN.’
  (Wie is hier leidend, het bedachte systeem of de realiteit en de mensen?)
• ‘HANDVAT OM MEDEWERKERS INTRINSIEK GEMOTIVEERD TE KRIJGEN’
  (Als iets complex is, breken we het op in overzichtelijke stappen. Want daarmee bereik je resultaat. Ook als het gaat om motivatie)

Huh? Hoe dan? 

Andere keren zijn uitspraken gewoon inherent tegenstrijdig. Voor professionals die congruentie hoog in het vaandel hebben om ook echt voor elkaar te krijgen wat je wilt, vallen dan uitspraken als deze wel op: 

• ‘DE VOORZITTER VAN HET MT WIJST HET VOORSTEL VAN DE WERKGROEP OLV DE VOORZITTER VAN HET MT AF’
  (Andere rol, andere mening. Kan gewoon)
• ‘WEES WELKOM. ALLEEN MET TOESTEMMING VAN HET MT KUN JE JE AFMELDEN’
  (We willen zo graag verbinding, dat we ook dat maar opleggen)
• ‘IK BEN DE ENIGE DIE ZICH UITSPREEKT’, zeiden 3 mensen
  (We hebben hier óf een heel ander beeld bij wat ‘uitspreken’ inhoudt, of we zien vooral onszelf en niet wat anderen doen. De schuld leggen we graag buiten onszelf)

Hoewel het makkelijk is hier alleen met een cynische blik naar te kijken, zit ook in deze uitspraken echt een goede intentie, uitgewerkt door slimme mensen. Alleen als je ze bij elkaar zet en er zo de spotlight op zet, valt de inconsistentie op. Mooi, want daarmee kunnen we het gesprek erover aangaan. 

Net alsof: onzichtbare olifantenpaadjes 

Een andere favoriet van ons zijn de uitspraken die meteen laten zien dat je wel weet hoe het eigenlijk zou horen, maar tegelijk ook hoe het in werkelijkheid gaat. En dat laten we lekker zo bestaan. Zo ontstaan dus olifantenpaadjes, te horen of lezen in zinnen als: 

• OM 17:00 START DE ALCOHOLVRIJE BORREL, OM 19:00 WANDELEND NAAR HUIS
  (Wink, wink. Nudge, nudge. Ga jij ook zo slecht rijden van alcoholvrij bier?)
• ‘EN DIT WORDT DAN JOUW VASTE FLEXPLEK’
  (Het beleid is hier namelijk dat we flexen, dus zo noemen we het dan maar. Daarmee vermijden we een hoop ingewikkelde gesprekken, ‘pick your battles’). 
• SOTTO VOCE: ‘EN DIE VAN ONS IS HET BELANGRIJKST’
  (We willen af van de eilandjes, maar die van mij is toch wel fijn)

Corona 

Tijdens de coronapandemie zochten we allemaal naar nieuwe patronen, wat soms interessante uitspraken opleverde: 

• ‘IK MAG GEEN HAND GEVEN, WANT IK BEN COMMUNICATIEADVISEUR’
  (Het is ons beleid, dus ik zal wel moeten. Wat anderen daarentegen doen, is toch wat minder erg)
• ‘WAT VOLGENS MIJ CRUCIAAL IS, IS DAT… OH,… GOEDEMORGEN SCHAT!’
  (Intussen was het volledig geaccepteerd dat je privéleven soms nu eenmaal dwars door je werk heen komt lopen)

Vorderingen

Hoewel het makkelijker lijkt om fractaaltjes te vangen van wat (nog) niét gaat zoals je zou willen, zien we af en toe ook pareltjes voorbij komen die juist laten zien hoe nieuwe patronen zich beginnen te vormen. Of bijna dan…: 

• ‘WE ZIJN GEEN STEEK VERDER, WANT WE ZIEN NOG STEEDS OUD GEDRAG’
  (Ondanks dat de focus hier ligt op wat er nog niét goed gaat, is er niet alleen oud gedrag, maar ook kiempjes van nieuw gedrag. Alleen nog even uitkijken dat die niet worden platgewalsd) 
• ‘TWEE MENSEN KWAMEN KLAGEN DAT ANDEREN ZICH MET HUN WERK BEMOEIDEN’
  (Ha! Een nieuw -luxe-probleem. Mensen zijn duidelijk van hun eilandjes af aan het komen. Nu nog toelaten, en niet bij de manager gaan klagen)
• ‘DAN BEGINT HET DUS BIJ MIJ, IK MOET BEDENKEN WAT ÍK ANDERS MOET DOEN!’
  (De hand in eigen boezem steken, eigenaarschap nemen. Dat was hier heel hard nodig, en begint steeds vaker vanzelf te gaan)

Cultuur in beeld aan de hand van fractalenonderzoek

Wat fractaaltjes als bovenstaande voorbeelden laten zien is hoe het grote zich ook in het kleine toont. Ga je er aandacht aan besteden, dan zie en hoor je fractalen werkelijk overal. Niet alleen in zinnen zoals in onze fractaaltjes, maar net zoveel in losliggende spullen of juist alles wat keurig gelabeld is. In etiketjes, uniforme kleedjes, persoonlijke details op de werkplek, en veel meer. 

Dat betekent dat je aan de hand van micro-uitingen snel organisatiepatronen en daarmee de organisatiecultuur inzichtelijk maken. 

Wij vroegen ons een jaar of wat terug af: zou dat ook kunnen zónder voorkennis over de organisatie? Alleen door te kijken en luisteren relevante patronen opsporen? 

Dat onderzochten we. We deden meerdere fractalenonderzoeken in organisaties en koppelden terug welke patronen wij meenden te zien.*
Via het vangen van fractalen met een paar bezoeken in de organisatie kun je in no-time belangrijke organisatiepatronen blootleggen. Aangezien die fractalen heel concrete voorbeelden uit de eigen praktijk zijn, komen ze ook nog eens heel sterk binnen. Wat weer helpt om ermee aan de slag te gaan. 

Auteur: Wendy Nieuwland

Noot
*Voor meer informatie over het onderzoek zie dit whitepaper. 
Meer over fractaaltjes lezen? Zie de website van Gewoon aan de slag

En kom je zelf mooie fractaaltjes tegen? Leuk als je ze wilt delen!