Hoe moet de identiteit van de een nieuwe medewerker worden vastgesteld?

Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische basis (‘grondslag’) bestaan. In het geval van arbeidsrelaties bestaat er een dergelijke wettelijke verplichting. Want een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer diens identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument (géén rijbewijs) en dit op echtheid te controleren (verificatieplicht). De identiteit mag niet aan de hand van een kopie van een identiteitsdocument worden gecontroleerd. 
Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document inclusief burgerservicenummer (BSN) en pasfoto – in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren (bewaarplicht).
De individuele werknemer moet – ondanks de kopie bij de werkgever- altijd een identiteitsbewijs kunnen tonen als er een arbeidsinspectie (bijvoorbeeld door de Inspectie SZW) op de werkvloer plaatsvindt.
De werkgever dient ervoor te zorgen dat alle werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen (zorgplicht), bijvoorbeeld door opbergkluisjes aan werknemers ter beschikking te stellen.