Hoe verklein ik de kans op verrassingen bij een beoordeling?

Om de kans op een verrassend oordeel voor de medewerker  uit te sluiten is het verstandig meerdere gesprekken per jaar over het functioneren van de medewerker te voeren.
Steeds meer organisaties kennen een gesprekkencyclus die bestaat uit een  plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek. In het planningsgesprek (of doelstellingen- of afsprakengesprek) worden dus de doelstellingen geformuleerd voor de komende beoordelingsperiode. Informatiebronnen hiervoor zijn doelstellingen/afspraken uit het afdelingsplan, de functiebeschrijving, het competentieprofiel en/of de vorige beoordeling. In het beoordelingsgesprek wordt de mate van realisatie van de in het planningsgesprek geformuleerde doelstellingen beoordeeld. Tussentijds wordt de voortgang van deze doelstellingen gemonitord in het zogenaamde voortgangsgesprek (of functioneringsgesprek). In dit gesprek blikt de leidinggevende toets de leidinggevende of de medewerker op schema ligt voor wat betreft de mate van realisatie van de afgesproken doelstellingen.
 
 

Planningsgesprek	Voortgangsgesprek	Beoordelingsgesprek
tweerichtingsverkeer	tweerichtingsverkeer	eenrichtingsverkeer
gericht op de toekomst	gericht op verleden en heden	gericht op het verleden en toekomst
resulteert in doelstellingen en afspraken	bewaking van de voortgang en indien nodig het formuleren van nieuwe doelstellingen en afspraken	beoordeling van de mate van de realisatie van de doelstellingen en afspraken

De bovenstaande cyclus zou je als een wiel kunnen zien en een wiel wordt steviger met spaken. Terug naar beoordelen, hoe meer tussentijdse feedbackgesprekken ('spaken') hoe kleiner de kans op een onaangename verrassing voor de medewerker, hoe groter de kans op een objectieve beoordeling.