Waar ‘zit’ het organisatiegeheugen?

Het organisatiegeheugen zit als er verder niks geregeld is vrijwel uitsluitend in de hoofden van medewerkers en is daardoor een korte termijngeheugen. Medewerkers beschikken vrijwel altijd over kennis en ervaring die moeilijk is vast te leggen en alleen in een meester-leerlingsituatie overdraagbaar is. Bijvoorbeeld glasblazen, beeldhouwen of slim diagnose stellen bij kapotte wasmachines zijn niet alleen uit een boekje te leren.
Voorzover kennis wel in beeld en woord is te vangen zit het organisatiegeheugen in alle handboeken, procedures, productontwerpen, ERP-databases, regels, checklists, voorschriften, formulieren, vuistregels, computerinvulschermen, archieven enzovoorts die een organisatie hanteert bij het uitvoeren van het primaire proces en het innovatieproces.