Wat is een ‘Best Value aanpak’ bij de selectie van HR-software?

In plaats van een traditioneel selectieproces, waarbij steeds meer leveranciers afvallen, kan ook gekozen worden voor een zogenoemde ‘best value aanpak’.

De kritiek op traditionele selectie (met lange lijsten van eisen en vaak een formeel ingestoken proces) is soms dat het reactief gedrag bij leveranciers uitlokt (‘u vraagt, wij antwoorden wel’).

Bij best value- samenwerkingsmodel tussen opdrachtgever en leverancier wordt de nadruk gelegd op de kennis en de kunde van de leverancier. De rollen worden bij best value als het ware omgedraaid. Door pro-actief mee te denken met de opdrachtgever kan er met een open vizier gekeken worden naar het beste plan om het project aan te pakken en resultaat te halen. Leveranciers kunnen zich dan meer onderscheiden. De opdrachtgever zet een kader neer met doelstellingen en uitgangspunten. Leveranciers kunnen aantonen dat en hoe zij de doelstellingen van HR helpen realiseren met hun software.

In dit proces is er meer openheid en meer gerichtheid op het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat. Bij een traditionele selectie ligt de nadruk nogal eens op wat het systeem functioneel allemaal kan. Een best value aanpak kan de focus meer leggen op ‘software als middel’ om doelen te bereiken.

Ondanks de voordelen van een best value aanpak, hoeft dit niet te betekenen dat deze aanpak sneller gaat of de opdrachtgever minder hoeft te doen dan bij een traditionele aanpak. In de praktijk is nog steeds een behoorlijke inspanning nodig om ook de goede en complete informatie te verstrekken die de leverancier nodig heeft om een goede aanbieding te doen. Denk aan het goed beschrijven van de huidige situatie, het formuleren van goede doelstellingen en uitgangspunten maar ook aan wettelijke eisen of eisen die voortkomen uit aanpalende of afhankelijke projecten.