Wat moet de administratie vermelden over uitgeschreven facturen?

Van de uitgeschreven facturen moet de ondernemer in ieder geval de volgende gegevens in zijn administratie opnemen:

• dagtekening en nummer (uitgeschreven facturen moeten doorlopend genummerd zijn);
• naam en adres van de ondernemer of de niet-belastingplichtige rechtspersoon aan wie de levering / dienst verricht is;
• omschrijving van het geleverde goed / verrichte dienst;
• prijs exclusief BTW;
• verschuldigde BTW-bedrag.

De facturen moeten opeenvolgend worden genummerd, met één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig wordt geïdentificeerd. Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Er hoeven geen separate nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur die wel is voorbereid maar in laatste instantie niet wordt uitgereikt, buiten de reeks te kunnen houden. Wel moet de beslissing om uiteindelijk de factuur niet uit te reiken, kunnen blijven worden gevolgd, met andere woorden de "audit trail" moet niet doorbroken worden. Verder kan op basis van goedkeuring het houden van aantekeningen beperkt blijven tot de vergoeding en het bedrag aan BTW dat op de factuur in rekening is gebracht. Voorwaarde is dat bij de boeking van de factuur in de administratie het factuurnummer of een ander kenmerk wordt opgenomen aan de hand waarvan de bij een boeking behorende factuur op eenvoudige wijze is terug te vinden en omgekeerd bij een factuur de betreffende boeking kan worden gevonden. De facturen moeten uiteraard alle vereiste gegevens bevatten. In het geval de ondernemer vanuit Nederland goederen levert naar (in beginsel) ondernemers in andere EU-landen belast met 0% BTW, moet hij van de BTW-identificatienummers van zijn afnemers op zodanige wijze aantekening houden dat de Opgaaf ICL welke hij elk kwartaal moet indienen voor de Belastingdienst op eenvoudige wijze is te controleren.