Hoe moet de administratie worden bewaard?

U moet uw administratie zodanig bewaren dat u bij een belastingcontrole binnen een redelijke termijn alle gegevens ter beschikking kunt stellen. Hierbij moet u kunnen aantonen dat de facturen alle echtheidskenmerken nog bevat. In- en verkoopfacturen moet u dan ook bewaren in de originele vorm. Digitaal verstuurde en ontvangen facturen kunnen worden digitaal opgeslagen. Het is niet toegestaan om digitale facturen af te drukken en vervolgens te verwijderen. Omgekeerd geldt hetzelfde. Als een papieren factuur word gescand, is het aan te raden om ook de papieren factuur te bewaren, omdat bij het scannen bepaalde gegevens, zoals bijvoorbeeld het watermerk, verloren kunnen gaan.
Digitale facturen moeten niet alleen digitaal worden bewaard, u moet ook aan kunnen tonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat deze zijn ontvangen, dan wel zijn verzonden. U kunt het pdf-bestand van uw factuur beveiligen en u kunt de e-mail waarin u de factuur heeft ontvangen (inkoopfactuur) dan wel heeft verstuurd (verkoopfactuur), bewaren. Ook kunt u de echtheid van deze facturen aantonen door een elektronische handtekening van de afnemer te vragen. Het is verstandig ook opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen en dergelijke te bewaren. De wijze waarop u facturen bewaart kunt u afstemmen met de belastingdienst.