Welke stappen moeten worden ondernomen om een facilitair meldpunt in te voeren?

Gezien de impact die een facilitair meldpunt heeft op de organisatie van de werkzaamheden, is het verstandig de betrokken partijen zo goed mogelijk bij het proces te betrekken en mee te laten beslissen over de afbakening van de verantwoordelijkheden van de servicedesk en het back office. Alleen op deze manier is draagvlak te creëren en het facilitair meldpunt tot een succes te maken. Gulden regel daarbij is dat eerst de back officeprocessen beheersbaar en planbaar zijn, zodat het front office op zaken als leverbetrouwbaarheid en responstijden echte afspraken met klanten kan maken.
Er zijn softwareprogramma's op de markt die specifiek gemaakt zijn voor gebruik bij een facilitair meldpunt, namelijk Facility Management Informatie Systemen (FMIS'en). Deze programma's werken als een database waarin makkelijk overzichten kunnen worden opgevraagd. Deze programma's hebben ook een zaalreserveringssysteem en een manier om standaard werkbonnen te maken, automatische mails naar de klant te versturen en eventueel planningen te maken voor de werkzaamheden. Een dergelijk programma zal eerst aangeschaft en geïnstalleerd moeten worden met daarin de bedrijfsspecifieke kenmerken.Een facilitair meldpunt hoeft niet een open balie te zijn op een centrale plaats in het gebouw, maar kan ook in een gesloten kantoorruimte worden geplaatst waar alle mails en telefoontjes binnenkomen.Belangrijk is dat de werkwijze duidelijk gecommuniceerd moet worden in de organisatie. Het is verstandig deze communicatie al in een vroeg stadium te laten plaatsvinden via het bedrijfsblad of andere media, zodat de organisatie vast aan het idee went. In de communicatie kan langzaam toegewerkt worden naar de uiteindelijke start. Op dat moment moeten de medewerkers van front- en back office uitgerust zijn met de juiste procedures en de juiste hulpmiddelen (voldoende telefoonlijnen, herkenbaar groepse-mail adres, fax etc.).