Welke stappen moeten worden doorlopen bij het uitbesteden van diensten?

Het Plan van Aanpak dat moet worden gehanteerd is tweeledig. Zo zal het aanbestedingsproces in goede banen moeten worden geleid, maar ook het proces binnen de eigen organisatie moet zorgvuldig worden begeleid.
Het aanbestedingsproces begint met het opstellen van een nauwkeurig Programma van Eisen in de specificatiefase. De verantwoordelijkheid hiervan ligt meestal bij de inkoopmanager van de organisatie. Het is echter van groot belang dat bij het opstellen van de eisen de medewerkers van de betreffende dienst worden betrokken. Deze mensen hebben namelijk de kennis betreffende de huidige dienstverlening en mogelijke knelpunten hierbij. Uiteraard is input vanuit de primaire organisatie en de klanten van belang, zoals in het totale proces van professionalisering van een facilitaire organisatie wordt gehanteerd. In de selectiefase wordt uit een aantal aanbieders de toekomstige leverancier geselecteerd, waarmee in de contractfase afspraken worden vastgelegd in een contract.
Het proces in de eigen organisatie is een proces dat vaak de meeste tijd in beslag neemt wanneer een dienst nog in eigen beheer is en zal worden uitbesteed. Het voor het eerst uitbesteden van diensten heeft immers gevolgen voor de medewerkers die deze diensten eerst uitvoerden. Zij worden overgenomen door de leverancier, er worden binnen de eigen organisatie andere functies gezocht, of zij vloeien af. Dit heeft vaak grote impact op de mensen zelf en op de rest van de organisatie. In samenwerking met HRM/ P&O zullen gesprekken met de betrokkenen plaats moeten vinden
Een dergelijk traject heeft ook invloed op de cultuur bij de facilitaire organisatie. Er is nu immers sprake van een zakelijk contract. De begeleiding van een dergelijke cultuuromslag mag zeker niet worden onderschat.