Met welke stappen kan het vinden en contracteren van de juiste maincontractor verlopen?

Dit proces is meestal een ingrijpend groeitraject, dat met name vanwege het aangaan van de lange termijn vertrouwensrelatie vraagt om geduld, een goede voorbereiding, onafhankelijke ondersteuning, advies en controle. De te nemen stappen zijn dan meestal:

• Inventarisatie en beschrijving door de uitbestedende organisatie van de eigen facilitaire processen;
• Mogelijke standaardisatie van deze processen;
• Nagaan of het uitzetten van de offerte gebonden is aan de regels van Europees aanbesteden. Indien nee, dan kunnen de onderstaande actiepunten gevolgd worden, indien ja dan dient het proces van Europees Aanbesteden gevolgd te worden.
• Opstellen van een Programma van Eisen (PvE) bijvoorbeeld in Service Level Agreements (op management en gebruikersniveau);
• Opstellen longlist van mogelijke aanbieders;
• Request For Information (RFI) uitsturen naar maincontractors;
• Shortlist opstellen van de in eerste instantie meest geschikte aanbieders;
• Locatiebezoeken van de geselecteerde aanbieders;
• Request For Proposal (RFP) uit laten gaan;
• Een bieding opzetten (eventueel een digital bidding event (DBE) organiseren;
• Geselecteerde kandidaten zich laten presenteren;
• Referenties nagaan van kandidaten;
• Beoordeling van alle genoemde punten (aan de hand van bijvoorbeeld een puntensysteem);
• Selecteren van de beste kandidaat;
• Due diligence door gekozen kandidaat uit laten voeren;
• Proefperiode, inclusief ingroeimodel maincontractor en definitieve contractering;
• Contractbeheer.