Op welke wijze komt een facilitaire organisatie tot stand of hoe wordt deze verder geprofessionaliseerd?

Bij het oprichten of verder professionaliseren gaan we uit van de primaire organisatie. Visie, missie en doelstellingen worden als leidend gehanteerd, terwijl de primaire processen aangeven welke behoefte aan ondersteuning is benodigd. Hiernaast zijn ook de eisen en wensen van groot belang.

Hiervan uitgaande formuleert de facilitaire organisatie haar visie en missie, welke ondersteunend dienen te zijn aan de visie en missie van de primaire organisatie. Vervolgens wordt het beleid uitgestippeld, inclusief doelstellingen, en worden Kritieke succesfactoren bepaald die van belang zijn voor het welslagen van de facilitaire organisatie.

Nu is het tijd om te bepalen welke producten en diensten zullen worden geleverd, die ervoor zorgen dat de medewerkers op een prettige wijze een optimale productiviteit kunnen behalen. Hier wordt ook de keuze gemaakt of onderdelen in eigen beheer worden uitgevoerd of dat wordt uitbesteed aan één of meerdere externe partijen. Als deze keuzes zijn gemaakt, wordt processen geschetst en wordt een organisatievorm gekozen, die realisatie van gestelde doelen en het behalen van geëiste en gewenste kwaliteit bewerkstelligt.

Nadat de organisatievorm is beschreven en is ingevuld, maakt de organisatie in de vertaalslag van strategisch en tactisch beleid naar de dagelijkse praktijk, gebruik van een aantal tools. Enkele van deze tools zijn Service Level Agreements (SLA's) en een Dienstverlenings- en ActiviteitenGids en/of een produktcatalogus.

Wanneer deze stappen zorgvuldig zijn afgehandeld, dient de realisatie getoetst te worden aan de primaire organisatie (visie, missie, doelen, behoeften, eisen en wensen) en aan visie, missie en beleid van de facilitaire organisatie. Hiermee is de cirkel weer rond.