Wanneer gebruik ik handboeken om kennis van vertrekkende medewerkers in vast te leggen?

Het is een optie om kennis van experts in handboeken vast te leggen. Veel instructiemateriaal is voortgekomen uit het feit dat experts of teams van experts hun ervaringen hebben opgeschreven in een handboek.Het ontwikkelen van een goed handboek is niet eenvoudig en kost veel tijd en energie van de betrokkenen. Een expert vragen een handboek te schrijven voordat hij het bedrijf vertrekt is eigenlijk alleen zinvol wanneer aan de volgende randvoorwaarden wordt voldaan:

• De expertise is relatief eenvoudig te verwoorden of te schematiseren
• De expert is in staat alleen of met hulp de inhoud van het handboek goed te structureren en de expertise vanuit de gebruiker te beschrijven. Een optie is om een editor in te huren die op basis van interviews met de expert de teksten schrijft of redigeert maar dit brengt natuurlijk extra kosten met zich mee.
• Het handboek is niet verouderd wanneer het klaar is, dat wil zeggen de kennis is niet dermate dynamisch dat ontwikkelingen zich snel opvolgen en dus de inhoud snel wijzigt. Werken met een losbladig system kan dan een optie zijn maar alleen wanneer de expertise bestaat uit goed te scheiden componenten.
• Er is een doelgroep aanwezig die bereid is het handboek ook te gebruiken en die voldoende omvang heeft om de investering te rechtvaardigen.