Welke regelingen zijn er om thuiswerken te faciliteren?

Er zijn een manieren waardoor werkgevers hun thuiswerkende werknemers fiscaal gunstig kunnen faciliteren:

1. Gerichte vrijstelling werkkostenregeling
Onder de werkkostenregeling is er een gerichte vrijstelling die ziet op het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. Deze gerichte vrijstelling is van toepassing als wordt voldaan aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Hiervan is sprake indien: 

• de werknemer de voorziening in redelijkheid nodig heeft voor de uitoefening van zijn beroep en de voorziening hier ook feitelijk voor gebruikt; en
• de werkgever de volledige kosten van de voorziening voor zijn rekening neemt (een uitzondering geldt indien de werknemer zelf een gedeelte bijdraagt omdat de werknemer een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening wenst); en  
• de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever vergoedt, zodra hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. 

Voorbeelden van zaken die in deze periode van thuiswerken als noodzakelijke voorziening aangemerkt kunnen worden zijn simkaarten, dongels en telefoon- en internetabonnementen. Dit geldt ook voor het internetabonnement in de woning van de werknemer. Abonnementen voor de vaste telefoon thuis zijn expliciet uitgezonderd en kunnen niet onder het noodzakelijkheidscriterium worden gebracht. 

2. Arbovoorzieningen 
Het moet hierbij gaan om voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en die geheel of gedeeltelijk op de (thuis)werkplek worden gebruikt of verbruikt. Het is hierbij van belang dat op basis van het arbeidsomstandighedenbeleid dat intern is opgesteld, de verantwoordelijkheid van de werkgever zich uitstrekt tot de thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld aan het ter beschikking stellen van een ergonomisch bureau, een bureaustoel en doelmatige verlichting. Als een werkgever dergelijke voorzieningen aan de werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, geldt een gerichte vrijstelling. 

3. Vaste onbelaste reiskostenvergoeding
Werkgevers kunnen aan werknemers met een vast (zakelijk) reispatroon een vaste (gedeeltelijk) onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. Hierbij kan worden uitgegaan van het reispatroon waar de vergoeding oorspronkelijk al op gebaseerd was. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. 

4. Vrije ruimte
Indien de werkgever aan haar werknemers voorzieningen wil toekennen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen, niet op nihil worden gewaardeerd en ook niet worden aangemerkt als intermediaire kosten, is er in beginsel sprake van belast loon. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze voorzieningen aan te wijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte te brengen. Voorzieningen kunnen uitsluitend aangewezen worden als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte, indien wordt voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium.