Welke administratieve aanpassingen zijn nodig voor de toepassing van de werkkostenregeling?

Werkgevers moeten in de financiële (salaris)administratie een aparte registratie bijhouden van de kosten die vallen onder het forfait van de werkkostenregeling inclusief de BTW. (In de oude situatie werden in de grootboekrekeningen de bedragen exclusief BTW, zowel hoog 21% BTW als laag 6% tarief door elkaar genoteerd, onder het regime van de werkkostenregeling mag dat niet meer.
De aparte administratie van de wkr is nodig om te kunnen beoordelen of de organisatie binnen de vrije ruimte van het fiscale loon blijft. Staat in de financiële administratie geen BTW bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet de BTW er alsnog aan worden toegevoegd.

Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).