Hoe kunnen de kosten van een ov-abonnement worden vergoed?

Of de vergoeding van bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Deze kosten kunnen op 2 manieren worden bepaald:

1. Werkgever en werknemer maken een afspraak over nacalculatie van het zakelijk gebruik. Dit moet binnen 1 maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement gebeuren. Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de vergoeding die aan de werknemer zijn betaald, dan moet de werknemer het verschil aan de werkgever terugbetalen. Er kan ook worden afgesproken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. Dit loon mag ook als eindheffingsloon worden aangewezen. (Voorbeeld: de werknemer ontvangt een vergoeding van 75% van de kosten, de vergoeding is onbelast. Of de werknemer ontvangt een vergoeding van 125%, 25% is belast loon of wordt aangewezen als eindheffingsloon.);
2. De werkgever maakt de kosten aannemelijk. De vergoeding is alleen onbelast als aannemelijk gemaakt kan dat de kosten van de zakelijke reizen ten minste even groot zijn als de kosten van het ov-abonnement. Dit wordt berekend door de kosten van de zakelijke reizen over 1 maand te nemen (in dat geval moeten deze kosten minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement), of door de kosten van de zakelijke reizen te berekenen over een periode van 6 maanden of langer (in dat geval moeten deze kosten in de 1e 6 maanden minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement).