Moeten de reiskosten onbelast worden vergoed bij langdurige afwezigheid?

Geeft een werkgever aan een werknemer een vaste reiskostenvergoeding, dan geldt er een bijzondere regel bij langdurige afwezigheid. Hij mag dan tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste vergoeding doorbetalen. Verwacht de werkgever dat de werknemer langdurig afwezig is, dan mag hij de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Komt de werknemer weer naar het werk, dan mag de werkgever pas weer reiskostenvergoeding betalen vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Voor het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gelden de volgende voorwaarden:

• De werkgever moet het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk maken;
• De werkgever omschrijft elke vrijstelling en geeft een schatting van het bedrag;
• De werkgever geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd;
• De werkgever onderbouwt de vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen;
• De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.