Mag een werkgever zelf bepalen welke maximale kostenvergoeding hij verstrekt?

Nee, de fiscus stelt daar grenzen aan. Vaste kostenvergoedingen zijn bedoeld voor kosten die de werknemer nog moet maken. Het is niet mogelijk om achteraf een vaste kostenvergoeding te geven.
Een vergoeding achteraf kan wel op declaratiebasis. Er is dan geen sprake van een vaste kostenvergoeding. De werkgever moet dan wel vooraf met de werknemer afspraken maken over de vergoeding. Vergoedingen op declaratiebasis over een voorgaand jaar mogen alleen worden gegeven als de werkgever en werknemer in het voorgaande jaar al hebben afgesproken dat de werkgever de kosten vergoedt. Als het recht op zo'n vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer, zoals bij een cafetariasysteem, moet de werknemer zijn keuze dus gemaakt hebben in het jaar waarin hij de kosten maakt.
Voor de hoogte van de vergoeding hanteert de fiscus de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aanwijst, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. In de praktijk hanteert de Belastingdienst bij de beoordeling van het gebruikelijkheidscriterium een doelmatigheidsgrens van € 2400 per persoon per jaar. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is, rust op de inspecteur.