In welke gevallen is een algemene kostenvergoeding onbelast?

Onder de werkkostenregeling (wkr) blijft een vaste kostenvergoeding alleen onbelast als deze bestaat uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten zijn aan te merken. Belaste vergoedingen moet u uit de vaste kostenvergoeding laten. Dit moet u van tevoren onderzoeken, anders loopt u het risico dat de hele kostenvergoeding is belast. Als er namelijk een onbelaste vaste kostenvergoeding aan werknemers wordt gegeven met daarin een belast deel, zoals een vergoeding voor een fitnessabonnement buiten de werkplek, is de vergoeding in zijn geheel belast loon omdat u geen (juist) onderzoek heeft uitgevoerd.
De vaste kostenvergoeding blijft alleen onbelast als de werkgever:

• het bedrag van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunt aantonen;
• elke vrijstelling en kostenpost omschrijft en een schatting geeft van het bedrag;
• laat zien uit welke bedragen de vaste vergoeding bestaat;
• vooraf onderzoek doet naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen of als de omstandigheden wijzigen.

Als er niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, moet de gehele vergoeding als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte van de fiscale loonsom om het onbelast te houden voor de werknemer, zelfs als het alleen uit gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten bestaat.

Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).