Wat moet een organisatie regelen rondom het aannemen van relatiegeschenken?

Regels over relatiegeschenken zijn met name van belang voor de werknemers die veel (persoonlijk) contact hebben met de relaties van de onderneming. Een gift van een klant moet wel passend zijn binnen een werkrelatie. Een duur geschenk kan leiden tot belangenverstrengeling en een negatief imago. Om die reden is het van belang om regels over het aannemen en weigeren van relatiegeschenken in een arbeidsvoorwaardenreglement of gedragscode vast te leggen. Dit kan variëren van een uitdrukkelijk verbod op het aannemen van relatiegeschenken tot voorwaarden waaronder het is toegestaan om een relatiegeschenk aan te nemen. Leg in ieder geval in een reglement vast:

1. Wat een werknemer wel en niet mag aannemen;
2. Dat een aanbod van een relatiegeschenk moet worden gemeld;
3. Tot welke waarde een werknemer een geschenk – zonder toestemming – mag aannemen;
4. Wanneer toestemming is vereist;
5. Bij wie toestemming moet worden gevraagd;
6. Wie toezicht houdt op en hoe de controle plaatsvindt op het aannemen van relatiegeschenken;
7. Welke sancties volgen bij overtreding van deze voorschriften.

Het handelen in strijd met deze gedragsregels kan een reden vormen om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te beëindigen, na een officiële waarschuwing. Voor functies waar de integriteit van de werknemer hoog in het vaandel staat, zoals ambtenaren, politie, werknemers die zich bezighouden met grote contracten, geldt vaak een verbod op het aannemen van geschenken om de schijn van belangenverstrengeling en imagoschade te voorkomen.