Kan een arbeidsreglement de aansprakelijkheid voor illegale software uitsluiten?

Werkgevers kunnen met werknemers afspraken maken over het downloaden en installeren van software en deze vastleggen in een arbeidsreglement. Deze afspraken zijn echter niet van invloed op de aansprakelijkheid van de werkgever. Ook als de werkgever het downloaden van illegale software heeft verboden, kan hij voor een auteursrechtinbreuk aansprakelijk worden gesteld.
Een reglement kan de wet niet opzij zetten, dus in een reglement afspreken dat de schade voor rekening van de werknemer komt, is niet rechtsgeldig. Wel kunnen de afspraken in een arbeidsreglement preventief en repressief werken. Duidelijke afspraken dragen bij aan de bewustwording van werknemers van (on)acceptabel gebruik van ICT en hebben een afschrikwekkend effect: als de werknemer tóch illegale software installeert, kan de werkgever disciplinaire maatregelen nemen.
Daarnaast is het in veel gevallen verstandig om technische maatregelen te nemen. Door het beheer van gebruikersaccounts kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat werknemers op eigen initiatief software op de apparatuur van de werkgever installeren. Daarmee wordt niet alleen de kans op een auteursrechtinbreuk verkleind, maar wordt ook de veiligheid van het bedrijfsnetwerk vergroot.