Wanneer mogen e-mails van werknemers worden doorzocht?

De werkgever heeft het recht de werknemer te controleren. Dat betekent dat het e-mailverkeer van werknemers mag worden bekeken dat via het e-mailsysteem van de werkgever gaat. De werknemer heeft echter ook recht op privacy op de (thuis)werkplek en deze hoeft niet te verwachten dat de werkgever willekeurig zijn e-mail beoordeelt. Er moet een balans zijn tussen het belang van de werkgever om e-mails van werknemers te kunnen bekijken (bijvoorbeeld in geval van gericht vermoeden van fraude) en de privacy van de werknemer. Er mag geen sprake zijn van willekeur en misbruik. De balans van belangen mag anders uitpakken als de werkgever een ernstige verdenking heeft van malversaties door de werknemer en het bewijs hiervoor vermoedelijk in de e-mails van de werknemer te vinden zijn. Hoe serieuzer de verdenking, hoe minder de privacy weegt. Vindt de werkgever via de e-mail bewijs van fraude door een werknemer, dan weegt de rechter de privacy van de werknemer nog maar weinig. Het is vaste jurisprudentie dat waarheidsvinding belangrijker is dan de uitsluiting van het bewijs.
Voorwaarden voor een onderzoek zijn:

• De werknemers worden vooraf duidelijk geïnformeerd dat de werkgever de inhoud van hun e-mails zal kunnen beoordelen;
• Het is een werknemer daarbij duidelijk wat de controle in kan houden en wie dat zal doen;
• De werkgever moet een rechtmatige reden hebben voor de controle;
• De werkgever moet nagaan of er ook minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn;
• De werkgever is zich bewust van de gevolgen van de controle en het gebruik van de resultaten van de controle voor de werknemer.