Onder welke voorwaarden mag een zakelijk e-mailbericht worden ingezien?

Als een werknemer vanaf een privé-account een e-mail heeft verzonden dan mag de werkgever deze e-mail niet bekijken, ook al is die vanaf de werkplek verzonden. Uit Europese rechtspraak blijkt namelijk dat het niet is toegestaan om e-mails van werknemers te controleren, ook al zijn ze verstuurd vanaf de werkplek. Bij zakelijke berichten ligt het wat genuanceerder en zal een werkgever eerder de e-mailberichten van de werknemer mogen doorzoeken, mits wel voldaan wordt aan de volgende eisen:

1. De werknemer is door de werkgever van de mogelijkheid van controle op de hoogte gesteld (via een e-mailprotocol of een huishoudelijk reglement);
2. De werkgever heeft een gerechtvaardigd doel voor inzage;
3. De inzage is proportioneel.

Als er geen huishoudelijk reglement is waarin de werkgever de werknemer op de hoogte stelt van mogelijke controle van zijn/haar e-mails, dan worden er strengere voorwaarden gesteld aan de tweede en derde eis. Een werkgever zal dan écht heel concreet duidelijk moeten maken wáárom hij een gerechtvaardigd doel heeft voor inzage en of de inzage wel de (enige) passende maatregel is.