Wat houdt de bewaarplicht in?

De identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen, namelijk een verificatieplicht, een bewaarplicht en een zorgplicht.

Bewaarplicht
U maakt vervolgens zelf een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs voor uw administratie. Bij een identiteitskaart moet u daarbij een kopie van zowel de voor- als de achterzijde maken. Bij een paspoort gaat het om alle bladzijden waarop informatie staat, zoals persoonlijkheidskenmerken, foto, handtekening, stempels, aantekeningen en bijgeschreven kinderen. Wanneer u erachter komt dat u de gegevens niet volledig heeft gekopieerd, verplicht de wetgever u dit alsnog te doen. Dit zal problemen bij een eventuele controle voorkomen. De kopie ID-bewijzen moet u bij uw administratie bewaren. Gooi trouwens nooit oude kopie ID-bewijzen weg. Ook niet als u gegevens wilt actualiseren. Het oude ID-bewijs is immers leidend geweest voor de verificatie. Bij uitdienstreding van werknemers bent u verplicht het kopie-ID-bewijs nog vijf volle kalenderjaren in uw adminstratie te bewaren.

De werkgever is verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie op te nemen van:

• alle werknemers die in dienst zijn
• alle vreemdelingen die hij inleent (uitzendkrachten) of via aan- of onderaanneming laat werken.

Deze kopie dient tot vijf jaar na beëindiging van de werkzaamheden bewaard te worden.