Wat zijn de uitgangspunten van slim ontwerpen?

Een slim ontworpen structuur heeft twee belangrijke kenmerken. Ten eerste is de structuur simpel. Dan zijn de taken zodanig verdeeld over groepen (units, teams of afdelingen) dat elke groep zo zelfstandig mogelijk een afgerond deel van het pakket aan producten/diensten levert. Afstemming of coördinatie vindt dan vooral binnen die groep plaats en dat gaat altijd beter en sneller dan tussen groepen. Het vakjargon noemt dit het reduceren van het aantal interfaces of het reduceren van de complexiteit aan afstemmingsrelaties. Wie wel eens vergeefs probeerde stereo-, video- of computerapparatuur met kabels te verbinden, snapt intuïtief wel dat interfaces ofwel verbindingen een bron van problemen zijn. Dus hoe minder interfaces er met andere afdelingen zijn hoe beter. Daarom moeten functionele ondersteunende afdelingen (shared service centers) en stafafdelingen met argwaan worden bekeken; als je hun werk in de groepen kan laten doen scheelt dat voor alle groepen weer een aantal interfaces.
Ten tweede helpt het om de resterende coördinatie en besturing te versimpelen door dat zoveel mogelijk door de (uitvoerende) medewerkers in die groepen te laten doen. Dat geldt ook voor afstemming op diverse aspecten met andere groepen en het geldt ook voor bijdragen aan innovatie en strategische besluitvorming. Hoe meer die groepen als autonome bedrijfjes binnen het bedrijf mogen werken, des te groter is de slagvaardigheid en flexibiliteit en het ‘intrapreneurship’ dat veel bedrijven in deze turbulente tijden willen zien.
Dus slim, integraal ontwerpen leidt tot een simpele structuur met complexe taken die in autonome groepen zijn gecombineerd en met een zoveel als mogelijk is gedecentraliseerde besturing. De groepen op het laagste niveau tellen 6 tot 12 medewerkers, met 4 tot 20 als uiterste grenzen. In het midden en grootbedrijf vormt een aantal groepen een ook weer autonome eenheid ten opzichte van andere eenheden en telt 150-250 medewerkers. Dat aantal hangt samen met het aantal relaties dat mensen kunnen onderhouden.