Hoe kunnen zakelijke reizen per openbaar vervoer vergoed?

Reizen medewerkers met het OV, dan is het mogelijk om voor hen een NS-Business Card aan te kopen. Dit is goedkoper dan een gewone OV-chipkaart en voor medewerkers gemakkelijker. Zij hoeven de kaart niet op te laden, geen declaratieformulieren in te vullen en ook geen bonnen te bewaren. De werkgever ontvangt een maandfactuur voor alle OV-kosten die met de kaart zijn gemaakt (trein, bus en metro, OV-fiets, parkeren, taxi en Greenwheels-huurauto - de werkgever kan zelf aangeven voor welke deur-tot-deur-diensten de medewerker de kaart kan gebruiken en voor welke niet). Medewerkers kunnen de kaart ook privé gebruiken en zelf op de website aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. De werkgever verrekent dit vervolgens met de vergoeding voor de zakelijke reizen.
Daarnaast kan de werkgever er voor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten voor het zakelijke openbaar vervoer te vergoeden. Meestal gebeurt dat met vergoeding achteraf, door middel van declaratieformulieren en de bijbehorende originele bonnen. De vergoeding is onbelast. Privé gemaakte reiskosten worden hierbij niet vergoed.