Aan welke voorwaarden moet een persoonlijk keuzebudget of cafetariaregeling voldoen?

Een persoonlijk of individueel keuzebudget (ook bekend als de cafetariaregeling, het cafetariasysteem of arbeidsvoorwaarden à la carte) moet aan bepaalde vereisten voldoen, zodat je onbelaste looncomponenten kan uitruilen tegen belaste looncomponenten. Om een door de Belastingdienst geaccepteerd persoonlijk keuzebudget te komen, moeten de volgende stappen worden genomen.

1. Bepaal het deel van het brutobeloning van de werknemer dat het persoonlijk budget vormt voor de inzet naar keuze van de werknemer;
2. Bepaal het deel van het keuzebudget dat de werknemer kan inzetten voor brutolooncomponenten. Hieronder vallen zaken zoals salaris, vakantiegeld, vakantiedagen, bonus, overwerkvergoeding en een 13e maand;
3. Bepaal voor welke doelen de werknemer het keuzebudget kan inzetten; Om effect te hebben van het keuzebudget ligt het voor hand om de doelen vast te stellen welke óf gericht zijn vrijgesteld óf deel uitmaken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling;
4. Zorg dat de gekozen doelen zijn aangewezen als werkkosten. Deze onbelaste vergoedingen of verstrekken moeten de gebruikelijkheidstoets kunnen doorstaan. Denk er bij de vaststelling van de onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan dat volgens de Belastingdienst vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in het kader van het noodzakelijkheidscriterium geen onderdeel mogen uitmaken van het persoonlijk keuzebudget;
5. Stel een regeling op, die de werknemers informeert. Let er op dat de regeling aan ten minste driekwart van alle werknemers of aan driekwart van een zelfstandig deel van de werknemers (een bepaalde afdeling of iets dergelijks) openstaat. Dit geldt uitsluitend voor de goedkeuring dat een arbeidsvermindering van maximaal 10% geen gevolgen heeft voor het pensioengevend loon;
6. Zorg ervoor dat de regeling in werking treedt vóórdat werknemers het recht hebben op de vastgestelde vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen;
7. Leg de regeling schriftelijk vast en stel hem ter beschikking aan de werknemers;
8. Sluit met de werknemers een schriftelijke overeenkomst. Hierin geven zij aan voor welke vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen zij hebben gekozen en welke belaste looncomponenten zij daarvoor gaan inzetten. Deze overeenkomst is een aanvulling op hun arbeidsovereenkomst. Door te tekenen aanvaarden de werknemers bewust het feit dat bij uitruil van looncomponenten de grondslag van het loon voor een eventuele uitkering op grond van de sociale verzekeringen, huur-, zorg- of kindertoeslag en diensttijdvrijstelling verlaagt
9. Bepaal de datum waarop de regeling in werking treedt en tot wanneer de regeling geldt.