Wat moet er gebeuren met keuzebudget in de cafetariaregeling dat aan het einde van een kalenderjaar niet is gebruikt?

Als een organisatie een cafetariaregeling heeft, kunnen de werknemers voor een bepaald budget kiezen hoe of wanneer ze die beloning willen ontvangen. Gewoonlijk wordt belast loon geruild voor een onbelaste vergoeding. Vraag is wat het moment is waarop de keuze moet worden gemaakt in een cafetariaregeling. De hoofdregel daarbij is dat de beoordeling van een vergoeding per kalenderjaar plaatsvindt. Om gebruik te kunnen maken van een gerichte vrijstelling onder de werkkostenregeling, moeten die kosten dus worden verwerkt in het jaar waarin ze zijn gemaakt. 
Voor een cafetariaregeling betekent dit dat werknemers hun keuze moeten hebben gemaakt vóór het einde van het kalenderjaar. Heeft een werknemer aan het einde van het jaar keuzebudget over, dan moet de werkgever dat alsnog als loon behandelen en dus normaal belasten. Volgens het besluit is het nog gebruikelijk om dat laatste deel van het budget in januari van het eerstvolgende kalenderjaar tot het loon te rekenen.
Alleen als een werknemer in een kalenderjaar al een onvoorwaardelijk recht had op een bepaalde vergoeding, is het mogelijk om de kosten in daaropvolgende kalenderjaar toch nog onder de gerichte vrijstelling te laten vallen en dus onbelast te laten. Als een werknemer bijvoorbeeld studiekosten vergoed kan krijgen via het keuzebudget, moet hij hiervoor expliciet kiezen in het jaar waarin hij de kosten maakt. In dat geval mag uw onderneming de vergoeding ervan (deels) in opvolgende kalenderjaar onder de gerichte vrijstelling laten vallen.