Welke stappen moeten worden gevolgd bij een wijziging in de pensioenregeling?

Wijzigt u als werkgever de pensioenregeling, dan wijzigt u de arbeidsvoorwaarden. Het effect is vergelijkbaar met het wijzigen van het salaris, of het aantal vakantiedagen. U kunt de volgende fasen doorlopen:

1. Leg het pensioenbeleid vast - Wat zijn de wensen van de werknemers en wat vinden zij van de huidige pensioenregeling? En wat verwachten ze van de werkgever? De werkgever legt ook zijn eigen wensen en doelstellingen vast m.b.t. de nieuwe pensioenregeling;
2. Maak een plan van aanpak - Hoe gaat de werkgever tot een compromis komen m.b.t. de wensen van de werknemers (die vaak de huidige, gegarandeerde, middelloonregeling willen behouden) en zijn eigen wensen? Hiervoor moet ruim de tijd worden genomen en goed en duidelijk met de werknemers over worden gecommuniceerd (of via de Ondernemingsraad);
3. Onderzoek alternatieven en laat deze doorrekenen - Controleer of er andere mogelijkheden zijn om kosten te besparen in de pensioenregeling. Bijvoorbeeld werknemers die meebetalen aan de verhoging van de premie, of minder pensioen opbouwen maar met behoud van de garantie. Bereken de consequenties hiervan per medewerker: de uitkomsten verschillen namelijk per leeftijd, fulltime/parttime en per salaris. Vervolgens kan er worden onderhandeld met de werknemers;
4. Pas de arbeidsovereenkomst aan per werknemer: als werkgever en werknemers tot een overeenkomst komen, moet de arbeidsovereenkomst per persoon worden aangepast. Elke individuele werknemer moet dus akkoord gaan met de wijziging. Op de arbeidsovereenkomst wordt een meestal een addendum opgesteld of het personeelshandboek aangepast;
5. Teken het nieuwe pensioencontract van een verzekeraar - De verzekeraar voert de afspraken uit die de werkgever met zijn werknemers heeft gemaakt. Betrek de verzekeraar in een eerder stadium al bij de opzet van de nieuwe pensioenregeling.

Een pensioenregeling wijzigen duurt ongeveer een half jaar. Als niet iedereen akkoord gaat, kan de wijziging niet worden doorgevoerd.
Het wijzigen van een pensioenregeling kost geld. Schakel een pensioenadviseur in en laat deze vooraf een kostencalculatie maken. Zorg ervoor dat alle afspraken worden vastgelegd en dat deze helder worden gecommuniceerd. Het mag niet zo zijn dat werknemers jaren later - tegen de tijd dat zij met pensioen gaan - alsnog geconfronteerd worden met onverwachtse gevolgen als gevolg van een wijziging in de pensioenregeling.