Zijn er uitzonderingen op de bewaarplicht?

Hoewel u in principe alle gegevens over uw bedrijf goed moet bewaren, is het in bepaalde gevallen mogelijk om hiervan enigszins af te wijken, mits u dit in goed overleg doet met de Belastingdienst. De fiscus zal hierbij onderscheid maken tussen het wel of niet verplicht opslaan van de basisgegevens en overige gegevens. Basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Ook de notulen van eventuele bestuursvergaderingen behoren officieel tot uw administratie. Houd er daarnaast rekening mee dat er in sommige branches sprake kan zijn van meer cruciale basisgegevens. In de bouw is bijvoorbeeld de projectadministratie van essentieel belang voor de planning, uitvoering en vastlegging van de werkzaamheden.
Speciale afspraken over uw persoonlijke bewaarplicht moeten met de belastinginsecteur worden gemaakt. Daarvoor moet u exact kunnen angeven hoe de administratie is ingericht, ook als die (gedeeltelijk is uitbesteed en welke specifieke afspraken u wilt maken.