Hoe moet een e-factuur worden verzonden?

De ontvanger mag de factuur niet kunnen wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld door het pdf-bestand te beveiligen, en ook de mail waarmee de factuur verzonden is te bewaren. Zo voorkomt u dat btw-aftrek geweigerd wordt wegens een onjuiste inkoopfactuur. Voorkom dat bij ontvangst van een elektronische factuur deze dubbel wordt geboekt als er ook een papieren factuur ontvangen wordt.
De ondernemer moet kunnen aantonen dat de elektronische verkoopfacturen door hem zijn verstuurd en dat deze onveranderd zijn gebleven. Om dit aan te kunnen tonen kan worden gevraagd om een elektronische handtekening van de afnemer, en dienen bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen en betalingsbewijzen te worden bewaard door de leverancier en de afnemer. Zo wordt voorkomen dat een boete wordt opgelegd wegens een onjuiste verkoopfactuur.
Het verschil met de papieren factuur is dat een afnemer akkoord moet gaan met een elektronische factuur. De toestemming van de afnemer voor het elektronisch factureren moet worden vastgelegd. Een afnemer kan weigeren in te stemmen met een digitale factuur, en mag vragen om een papieren versie. Het is daarom raadzaam om vooraf met de afnemer af te stemmen dat de factuur digitaal verzonden wordt. Het e-mailadres van de afnemer moet worden vastgelegd, zodat de facturen naar het juiste adres worden verzonden en de facturen niet per ongeluk naar een ander adres worden toegezonden.