Hoe moet een e-factuur worden bewaard?
De ondernemer is vrij in de manier waarop hij de elektronische facturen bewaard, maar er zijn wel een aantal uitgangspunten die moeten worden nageleefd:
- Toegang tot facturen - De ondernemer moet op verzoek aan de inspecteur binnen een redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunnen stellen. De Nederlandse ondernemer die in andere EU-lidstaten belaste handelingen verricht, moet de Belastingdienst van die andere lidstaat ook toegang geven tot de facturen die op die handelingen betrekking hebben, als hierom gevraagd wordt;
- Bewaartermijn - Er geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze bewaartermijn geldt ook bij het verzenden van papieren facturen. Belangrijk is dat de elektronische factuur in de elektronische vorm bewaard blijft. Nadat het bestand is geprint, mag het bestand dus niet verwijderd worden. Wanneer het gaat om een factuur die te maken heeft met een vastgoed, geldt dat hiervoor een bewaartermijn van tien jaar moet worden aangehouden;
- Authentieke originele factuur - De ondernemer moet kunnen aantonen dat de elektronische factuur die hij bewaard heeft de authentiek factuur is. Het is raadzaam om vooraf met de Belastingdienst af te stemmen of zij de wijze waarop elektronische facturen worden verzonden en bewaard blijven voldoende gewaarborgd vinden.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 263 vragen en antwoorden over Startende ondernemers.