Hoe moeten gegevens worden bewaard?

In principe moet u de administratieve gegevens in de oorspronkelijke vorm bewaren. In de meeste gevallen is dat op papier en digitaal, zoals een ontvangen nota die op de computer is opgeslagen, waarvan ook altijd het origineel moet worden bewaard. Daarnaast moet u alle gegevens die u in een computersysteem invoert in principe in datzelfde systeem bewaren. De Belastingdienst eist verder van ondernemers dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur is het bijvoorbeeld essentieel dat het document daadwerkelijk van de leverancier in kwestie afkomstig is.
Bewaar de administratie op meerdere locaties, zodat u minder risico loopt om de gegevens kwijt te raken, bijvoorbeeld door brand of wateroverlast op kantoor. Brand of diefstal geldt niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen, het is uw verantwoordelijkheid als ondernemer dat u altijd uw administratie van de afgelopen zeven jaar kunt overleggen.