Hoe moeten representatiekosten worden geadministreerd?

Hiervoor zijn een aantal methoden, ieder jaar mag opnieuw worden gekozen voor een van de twee methoden:

1. Beperkte aftrek en geen drempelbedrag - Bij deze variant mag 80% van de uitgaven worden opgevoerd als kosten in de winst- en verliesrekening;
2. Drempelbedrag, maar daarna volledige aftrek - Tot de drempel van € 4.700,- (2022) zijn kosten voor lunches niet aftrekbaar. Haalt u deze drempel wel, dan mag over het meerdere 100% van de uitgaven als kosten worden geboekt.

Methode 2 is voor het merendeel van de zelfstandige ondernemers niet aantrekkelijk, omdat de drempel eenvoudigweg te hoog ligt, het omslagpunt ligt op ca. € 17.000,- aan kosten. De meeste zelfstandigen gebruiken de methode van de beperkte aftrek.

Er zijn drie manieren om de beperkte aftrek te verwerken in de administratie.

• Elke uitgave handmatig corrigeren - Hierbij wordt elke uitgave (lunch) apart uitgesplitst. Dit is de meest bewerkelijke methode, maar boekhoudkundig gezien wel de meest 'zuivere' manier van boeken. (Stel u luncht voor € 10,-, u boekt dan € 7,35 als kosten en € 2,65 privé);
• Het totaal één keer handmatig corrigeren. (Stel u heeft in 2016 vijf keer geluncht voor € 20,-. Het totaal aan zakenlunches komt daarmee uit op € 100,- . U boekt dan aan het eind van het jaar één keer € 73,50 als kosten en € 26,50 privé);
• Geautomatiseerd uitsplitsen en boeken. (Niet in elk boekhoudprogramma mogelijk);