Onder welke voorwaarden kan besluitvorming buiten vergadering plaatsvinden?
De volgende voorwaarden gelden voor besluitvorming buiten vergadering:
- Ale vergadergerechtigden moeten instemmen met de wijze van besluitvorming - Vergadergerechtigden zijn de al dan niet stemgerechtigde aandeelhouders, de certificaathouders met vergaderrechten, de pandhouders en vruchtgebruikers met stemrecht en de pandhouders en vruchtgebruikers met vergaderrecht (d.i. het recht om in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde de algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren);
- Wijze van instemming is vormvrij - Dit is niet aan een bepaalde vorm gebonden. Het is aan te raden de instemmingsverklaringen schriftelijk vast te leggen om onduidelijkheid over een al dan niet gegeven instemming te voorkomen.
- Soort meerderheid -Als de statuten bepalen dat besluitvorming mogelijk is met volstrekte meerderheid van stemmen, is het besluit genomen als meer dan de helft van de stemgerechtigden voor het voorstel heeft gestemd en de stemmen, en de instemmingsverklaringen, ontvangen zijn.
- Het besluit moet schriftelijk moet worden genomen - Aan het schriftelijkheidsvereiste wordt ook voldaan, als de stemmen schriftelijk of elektronisch worden vastgelegd. Dit biedt de mogelijkheid dat stemgerechtigden ook op andere manieren dan schriftelijk kunnen stemmen buiten vergadering.
- Bestuurders en commissarissen moeten vooraf hun adviesrecht kunnen uitoefenen. Leg vast dat bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om gebruik te maken van hun adviesrecht, of zij hiervan gebruik hebben gemaakt en zo ja, wat het advies inhoudt;
- Een B.V. die eigen aandelen houdt moet ook instemmen, anders komt er geengeldig besluit tot stand. Wel kan het ongeldige besluit kan achteraf;alsnog worden geheeld door bekrachtiging.
- Statuten zijn van belang - Indien besluitvorming buiten vergadering mogelijk was voor de Wet Flex-B.V., diende dit uitdrukkelijk uit de statuten te blijken. Onder de huidige regelgeving zal deze statutaire bepaling, waarin unanimiteit van stemmen een vereiste was, blijven gelden. Om gebruik te maken van de huidige, meer flexibele regels dienen de statuten te worden gewijzigd.
- Leg vast dat aan voorwaarde 1 en 5 is voldaan, en wat het resultaat is van de stemming.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 263 vragen en antwoorden over Startende ondernemers.