Wat zijn valkuilen door ontbrekend contractmanagement?

Iedereen valt wel eens in de valkuilen van een contract: een opzegtermijn uit het oog verliezen, waardoor een contract automatisch verlengd wordt, gunstige voorwaarden in het contract waar geen gebruik van wordt gemaakt of prijzen die steeds hoger worden doordat men te laat is om opnieuw te onderhandelen. Dit zijn de vier meest voorkomende valkuilen:

1. Stilzwijgende contractverlengingen - Contracten hebben doorgaans een vaste looptijd en een opzegtermijn. Niet alle organisaties hebben deze belangrijke datums inzichtelijk. Dit leidt nog wel eens tot gemiste opzeggingen en daarmee tot ongewenste en soms zeer kostbare verlengingen;
2. Gemiste onderhandeling - Het is belangrijk om alle contracten en de datum waarop ze aflopen, in beeld te hebben. Niet alleen omdat u hierdoor niet ongewenst vastzit aan kostbare verlengingen, maar ook omdat er door het missen van een einddatum geen mogelijkheid is om opnieuw te onderhandelen over de contractvoorwaarden, zoals de prijs. Daarnaast zijn er ook contracten die juist automatisch opgezegd worden. Ook die wilt u in beeld hebben zodat ze op tijd verlengd kunnen worden, anders loopt u het risico dat de voorwaarden bij het opnieuw afsluiten van het contract zomaar minder gunstig zijn;
3. Inkoopkortingen en andere gemiste voordelen - In contracten worden vaak aanvullende voorwaarden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld kortingen achteraf, bonus-malus en andere bijzondere betalingsregelingen, maar ook afspraken over bijvoorbeeld marketing- of mediabijdragen. Het is van belang deze scherp te administreren. De praktijk laat zien dat organisaties deze voorwaarden vaak wel vastleggen, maar vervolgens vergeten waardoor er vaak geen volledige verrekening plaatsvindt;
4. Tussentijdse contractwijzigingen - Het gebeurt regelmatig dat contracten tussentijds aangepast worden. Veel organisaties hebben geen werkwijze voor het administreren van aanpassingen of beëindiging van het contract. Omdat men niet inzichtelijk heeft wat de laatste versie van een contract is, kan dit wel eens leiden tot onduidelijkheid over met welke voorwaarden rekening gehouden moet worden.