Hoe kan competentiemanagement gefaseerd ingevoerd worden?

In de meeste gevallen is het aan te raden om competentiemanagement gefaseerd in te voeren. In de praktijk kiezen de meeste organisaties hier ook voor. Koppel in eerste instantie bijvoorbeeld maximaal twee personeelsinstrumenten aan competentiemanagement. Minder bedreigende instrumenten zoals werving & selectie en ontwikkeling hebben hierbij de voorkeur, omdat ze vaak minder weerstand oproepen. Vanuit het oogpunt van haalbaarheid is dit misschien wel zo verstandig. Wanneer medewerkers eenmaal gewend zijn aan het competentiebegrip is het gemakkelijker om de toepassing van competentiemanagement uit te breiden met bijvoorbeeld beoordeling en/of beloning.
Een andere manier is om bij de start competentiemanagement alleen in te voeren voor een bepaalde afdeling of functiegroep, bijvoorbeeld in de vorm van een pilot. Later kan met de invoering dan verbreden naar andere doelgroepen, waarbij men gebruikmaakt van de leerervaringen uit de pilot.
Een fasenplan, inclusief tips en aandachtspunten helpt om competentiemanagement te integreren in de HR-cyclus:

1. Een eigen set competenties benoemen - Stel de competenties (het hoe) vast die van doorslaggevend belang zijn voor het succes van de organisatie en haar medewerkers. Een set 'eigen' competenties heeft als voordeel dat zij worden herkend binnen de eigen organisatie; er ontstaat een gemeenschappelijke taal. Door interviews met managers, medewerkers en opdrachtgevers wordt bepaald wat de belangrijkste competenties zijn. Hiervoor kan de de 'kritische incidentmethode' worden gebruikt. De methode onderzoekt welke competenties nodig zijn om succesvol te zijn. De eerste algemene set wordt voorgelegd aan een klankbordgroep, vervolgens wordt een set samengesteld waarmee verder wordt gewerkt. Voorafgaand aan deze fase kan een informatieve bijeenkomst worden georganiseerd. Er kan ook voor worden gekozen om de algemene set in de werkoverleggen te bespreken. Na het bepalen van de totale set worden de niveaus beschreven.
2. Kerncompetenties vaststellen - Dit zijn er twee of drie. Deze gelden voor alle medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld commercieel handelen zijn, als dat van doorslaggevend belang is voor alle medewerkers en de bedrijfsdoelstellingen voor de komende drie jaar.
3. Competentieprofielen maken - In de derde fase worden er per functiegroep profielen gemaakt. Naast de kerncompetenties worden er nog drie of vier functie-specifieke competenties toegevoegd. Hierbij komen de verschillende niveaus terug. De workshopaanpak per functiegroep vergroot het draagvlak. De profielen worden uiteindelijk door het management vastgesteld. In het totale competentieprofiel kunnen dan ook nog twee of drie competenties worden bepaald die specifiek zijn voor die persoon en/of functie. Een profiel bestaat uit maximaal negen competenties.
4. Persoonlijke ontwikkeling - In deze fase gaat het erom dat duidelijk wordt wat het verschil is tussen de competenties die worden gevraagd in de functie en de persoonlijke competenties. Vanuit dit verschil zijn ontwikkelpunten te benoemen. Verder is het belangrijk hierbij te benadrukken dat elke medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen ontwikkeling (en dat het bedrijf de benodigde faciliteiten kan bieden).
5. Coachen op competenties - Tussentijds vinden er coachingsgesprekken plaats tussen de werknemer en de leidinggevende. Hiermee voorkomt u dat aan het einde van het jaar wordt geconstateerd dat afspraken niet gehaald zijn.