Welke maatregelen kan een bedrijf nemen bij ontdekking op heterdaad?

Bij ontdekking op heterdaad van een ernstige misstand of misdrijf kan de directie van een bedrijf in samenwerking met een particulier onderzoeker het volgende doen:

1. Betrokkene in aanwezigheid van derde vertellen dat hij/zij (tijdelijk) op non-actief wordt gesteld, geschorst of ontslagen met opgaaf van redenen; mededelen dat hij/zij de toegang tot de werkplek/gebouw (tijdelijk) wordt ontzegd en tevens brief overhandigen waarin dit wordt bevestigd. Indien betrokkene spontaan bekent korte verklaring opnemen en laten ondertekenen;
2. De bij betrokkene aangetroffen goederen dienen veiliggesteld te worden. Afhankelijk van de bepalingen in het (bedrijfs)reglement worden de goederen, na gefotografeerd en beschreven te zijn, teruggegeven aan de rechtmatige eigenaar. Het verdient aanbeveling om, wanneer de medewerker een verklaring aflegt, in zijn verklaring op te nemen dat hij vrijwillig afstand doet van deze goederen ten behoeve van de rechtmatige eigenaar;
3. Betrokkene dient sleutels, (toegang)pas, password/safecombinatie, mobiele telefoon, PDA en/of auto in te leveren/te geven; indien elders nog dossiers en/of documenten liggen (b.v. thuis) deze meteen ophalen;
4. Werkplek veiligstellen door afsluiten kamer (bewijsmiddelen/sporen); indien niet mogelijk dan bureau/kast afsluiten of inhoud veilig stellen (eerst foto’s maken). Denk aan extra (kleding)kasten elders, lockers, etc;
5. Computerbestanden veiligstellen d.m.v. back-up (door systeembeheerder) of derde(n) inclusief internetbestanden en e-mailverkeer; desnoods computer afkoppelen en veiligstellen.

Het verdient de voorkeur om bovenstaande handelingen c.q. maatregelen te doen en/of te nemen in aanwezigheid van de betrokkene en één of meer getuigen, bijvoorbeeld diens direct leidinggevende, personeelszaken of een directielid. De getroffen maatregelen dienen vastgelegd te worden en bij voorkeur door de betrokkene en (namens) de werkgever te worden ondertekend.