Mag een gesprek worden opgenomen?

Gesprekken opnemen kan handig zijn om misverstanden te voorkomen. Zeker in die gevallen waar plotseling sprake is van 'geheugenverlies' of een (juridisch) geschil ontstaat of dreigt te ontstaan. Een sprek mag worden opgenomen, mits er aan een aantal regels wordt gehouden:

1. De belangrijkste spelregel voor het opnemen van gesprekken is dat u zelf aan het gesprek deelneemt. Alleen dan mag een gesprek worden opgenomen. In alle andere gevallen mag dat niet;
2. Wanneer u een gesprek opneemt, hoeft u de gesprekspartner hierover niet te informeren als het incidenteel is en voor privégebruik is. Een voorbeeld van privégebruik is bijvoorbeeld om dat ene belangrijke gesprek later nog eens terug te luisteren zodat u alles eens rustig op een rij kunt zetten;
3. Publiceren van de gespreksopname kan een inbreuk vormen op de privacy van de gesprekspartner en als smaad bestempeld worden.

Als u structureel gesprekken wilt opnemen en opslaan dan valt het opnemen van gesprekken onder de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval moet een bedrijf de gesprekspartner melden dat het gesprek opgenomen wordt. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer u een bedrijf belt en te horen krijgt: 'Dit gesprek kan worden opgenomen voor trainingsdoeleinden.' Wanneer een rechter een gespreksopname als incidenteel of structureel ziet is een juridisch vraagstuk. Het is het verschil tussen het wel of niet informeren dat dit gesprek wordt opgenomen.
De gesprekspartner heeft recht op inzage en mag inzien wat een bedrijf over hem of haar opslaat.