Hoe kunnen online vergaderingen effectief verlopen?

Uit onderzoek blijkt dat videovergaderen nog vermoeiender is dan ‘gewoon’ vergaderen. Tijdens een videovergadering is er geen oogcontact, nauwelijks non-verbale communicatie en worden handgebaren vaak buiten beeld gemaakt. Deelnemers moeten daardoor vooral op hun gehoor afgaan. Met een slechte verbinding vergt dit nog meer concentratie. Voor de hersens betekent dat namelijk dubbel zoveel werk: de beelden plaatsen – vaak bestaat een online vergadering uit meer dan twee deelnemers - én het geluid dat ervoor of er achteraan komt verwerken. 

Tips om het zo effectief mogelijk te doen:

1. Houd het kort - Vergader niet langer dan drie kwartier. Spreek die tijdslimiet met elkaar af. Ga een volgende keer verder of houd een pauze. Ga tijdens een pauze wel een kwartier van het scherm weg.Een agenda kan helpen om de tijdsduur te verkorten en induttende collega's. Las daarom ook spreektijd (max. 5 minuten) in, ook om de vaart erin te houden.
2. Houd het professioneel - Presenteer uzelf professioneel, zeker als er externe partijen aan de vergadering deelnemen. Spreek desnoods een dresscode af. En zorg voor een neutrale achtergrond
3. Houd het klein - De effectiviteit af naarmate de groep deelnemers groter wordt. Het maximale aantal deelnemers voor een effectieve vergadering, is zeven. Zet de microfoons aan bij zeven of minder deelnemers. Zo blijft er interactie en kan er een gesprek op gang komen in plaats van een monoloog. Bij meer dan zeven personen is het aan te raden dat er één spreekt en de rest op mute staat. Om een kakofonie van opmerkingen te voorkomen, kunnen de deelnemers een aantal symbolen afspreken voor standaardopmerkingen die ze snel in het chatvenster kunnen typen. Bijvoorbeeld: