Hoe kan het thuiswerken fiscaal praktisch worden ingericht (voorbeelden)?
In de praktijk zijn er een aantal gebruikelijke opties:
- Voorbeeld 1: Vaste thuiswerkvergoeding - Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld 2 euro per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. De vaste vergoeding van 2 euro per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling;
- Voorbeeld 2: Kosten internet- en telefoonabonnement - Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privé-voordeel dat de werknemer heeft, is geen loon. Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium;
- Voorbeeld 3: Beeldscherm thuis post-corona - Een werknemer koopt voor het gebruik thuis een beeldscherm. De werkgever vergoedt deze aankoop omdat hij vindt dat de aankoop noodzakelijk is voor het (gedeeltelijk) thuiswerken. De vergoeding hiervoor telt niet mee voor het belastbare loon van de werknemer;
- Voorbeeld 4: Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur - Alle werknemers ontvangen een gelijke vergoeding voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Zonder factuur komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing, omdat de werkgever enkel met een factuur kan toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.
- Voorbeeld 5: Internet in 3-in-1-pakket - Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). De werkgever moet vervolgens bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert hij bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling. Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 70 vragen en antwoorden over Thuiswerken.