Hoe lang mag het cv van een sollicitant worden bewaard?

Na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is het gebruikelijk dat de gegevens na uiterlijk vier weken worden verwijderd (zo is het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens). De vier weken termijn is een aanbeveling. Onder bepaalde omstandigheden kan hier gemotiveerd van worden afgeweken. Van belang is dat de bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van een gerechtvaardigde reden met daarbij een gegronde argumentatie.
Er is bijvoorbeeld een situatie mogelijk waarbij u de informatie over de kandidaat zes weken wilt bewaren. U moet in deze situatie motiveren dat u de gegevens niet langer bewaard dan nodig en er een gegronde reden is voor de afwijkende termijn. Een voorbeeld hiervan is dat u heeft gekozen voor een bewaartermijn van zes weken. Tijdens de sollicitatieprocedure heeft u meerdere geschikte kandidaten mogen spreken. Uiteindelijk heeft u een keuze gemaakt. De overige kandidaten moeten helaas worden afgewezen. Echter blijkt, tijdens de proefperiode, dat de gekozen kandidaat toch niet binnen het team past. Na verloop van de proefperiode heeft u dan nog twee weken om de overige geschikte kandidaat te benaderen.
Het gemotiveerd afwijken van de bewaartermijn geldt echter niet wanneer u een bewaartermijn wilt vaststellen die in grote mate afwijkt van de gebruikelijke termijn van vier weken. Te denken aan een bewaartermijn van een jaar. Toch is het denkbaar dat het voor u van belang is om de informatie over een kandidaat langer te bewaren dan vier weken. Als dat het geval is, moet u toestemming van de betreffende kandidaat vragen. Toestemming vragen voor een bewaartermijn van maximaal één jaar na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.